г. Санкт-Петербург, ул. Всеволода
Вишневского, д.12
+7 (812) 333-08-60
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
Глоссарий электронного документооборота и архива
ECM-система - система управления информационными ресурсами предприятия.
Автоматизированная форма регистрации документов - способ регистрации документа с использованием специального программного обеспечения.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен.
Входящий документ - официальный документ, поступивший в организацию.
Дата официального документа - реквизит официального документа, который содержит дату создания или подписания документа.
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве.
Документирование — деятельность, связанная с записью информации на различных носителях информации по установленным правилам.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.
Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
Наименование вида документа - реквизит документа, обозначающий вид документа.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации.
Объем документооборота - характеристика документооборота, представляющая собой количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Регистрация документа - подтверждение создания или получения документа путем внесения в регистрационно-контрольную карточку основных сведений о документе и присвоения ему регистрационного номера.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла.
Текст официального документа - информация, зафиксированная на каком-либо носителе информации и представляющая собой всю или основную часть речевой информации документа.
Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.
Электронная регистрационно-контрольная карточка документа - форма, содержащая набор полей, предназначенных для ввода реквизитов документа.
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Электронный архив документов - система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.
Электронный документ — любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе.
Электронный документооборот – механизм по работе с документами в электронном виде, т.е. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а также способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.