Управленческий консалтинг

Все предприятия уникальны. Каждое имеет свою специфику, характерную структуру и бизнес-процессы. Хотя многие проблемы предприятий довольно типичны, вероятность полного совпадения ничтожно мала. Поэтому важно тщательно ознакомиться с деятельностью предприятия, провести диагностику предприятия, понять его основные проблемы, выявить основные управленческие сложности компании и только после этого предлагать способы оптимизации деятельности предприятия. Именно для получения исходной информации и проводится экспресс-анализ предприятия.

В результате проведения диагностики и экспресс-анализа предприятия заказчик получает ясное понимание ситуации с управлением и обеспечением процесса управления; картину, достаточно подробную для того, чтобы можно было выявить основные проблемы предприятия и обозначить возможные пути их решения.

Как проводится экспресс-анализ предприятия? Компания "ПитерСофт" создает рабочую группу во главе с руководителем проекта. Представители рабочей группы (бизнес-аналитики) проводят серию выездных интервью с ключевыми сотрудниками компании-заказчика; сотрудниками, хорошо знакомыми с существующими бизнес-процессами, системой документооборота, учетными методиками предприятия, и с имеющимися на предприятии проблемами и "узкими местами".

После завершения собеседований консультанты "ПитерСофт" анализируют полученную информацию и предоставляют заказчику отчет с результатами обследования (диагностики предприятия). В отчете содержится описание текущего положения на обследуемом предприятии и перечисление проблемных областей и "узких мест". Специалисты "ПитерСофт" классифицируют выявленные недостатки: сложности, которые связаны с неэффективностью структуры и бизнес-процессов предприятия, и недоработки, которые связаны с недостатками существующей информационной системы. Помимо выявленных проблем отчет экспресс-анализа содержит перечень пожеланий заказчика: как должны функционировать бизнес-процессы на предприятии, и каковы должны быть особенности обеспечивающей их информационной системы.

После того как составлен свод основных задач по оптимизации работы предприятия, рабочая группа предлагает комплекс мероприятий для их решения. Таким образом, информация, полученная в результате проведения экспресс-анализа предприятия, позволяет определить этапы, состав, сроки выполнения и стоимость работ, которые необходимо осуществить. Полученные выводы фиксируются и предоставляются заказчику в виде документа "Технико-коммерческое предложение".

Итак, в результате проведения экспресс-анализа предприятия заказчик получил описание текущего положения дел в компании, перечень выявленных экспертами проблем и список предлагаемых мероприятий с указанием сроков и стоимости их выполнения. Что дальше? Ознакомившись с выводами экспертов компании "ПитерСофт", заказчик может, учитывая имеющиеся у него ресурсы, расставить приоритеты, выбрать области приложения усилий, наиболее актуальные на ближайшую перспективу для решения актуальных задач своей компании.

Когда у заказчика есть список четко обозначенных «узких мест» предприятия, он может выбрать любой из нижеприведенных вариантов:

• Заказчик может посмотреть на список недостатков, решить, что все они не являются критическими, и оставить все, как есть. В таком случае дальнейшая деятельность компании продолжится, как и шла, но в случае предполагаемых внешних или внутренних изменений, руководство компании будет иметь возможность учесть имеющиеся у компании уязвимые места и избежать неожиданностей.
• Заказчик может положиться на имеющиеся в компании знания и ресурсы и самостоятельно предпринять действия, направленные на решение перечисленных проблем. Этот вариант, на первый взгляд, наименее затратный. Действительно, в таком случае нет необходимости привлекать специалистов со стороны. Однако потребуется выделить сотрудников, которые должны будут разработать и внедрить необходимые изменения. Это значит, что, во-первых, понадобится оторвать этих сотрудников от их повседневных обязанностей (А кто выполнит эти обязанности вместо них?), во-вторых, понадобится научить их планированию и внедрению изменений (А на это нужно время и не каждый человек обладает способностями к такой деятельности, да и опыта у них будет маловато), и наконец, как известно, «нет пророка в своем отечестве»: очень часто изменения, осуществляемые специалистами предприятия, наталкиваются на сопротивление их же коллег. Так что такая схема действий не лишена недостатков.
• Для оптимизации деятельности предприятия заказчик может обратиться за советом к сторонней организации, специализирующейся на оказании консультационных услуг в этой сфере. Помощь компании "ПитерСофт", коллектива экспертов, имеющих большой опыт как в диагностике предприятий и экспресс-анализе предприятий, так и в подобных вопросах, и уже знакомых со спецификой работы компании-заказчика,— вот тот вариант, который мы рады вам предложить! Наши специалисты имеют огромный опыт решения управленческих проблем. Мы рассматриваем такие проблемы как задачи, требующие решения. Несмотря на то, что каждая компания имеет свою специфику (А со спецификой Вашей компании мы уже ознакомились на этапе экспресс-анализа!), многие компании имеют схожие проблемы, и мы их уже не раз решали. Будь то необходимость наладить расчет себестоимости производства на предприятии и учет незавершенного производства для производственных предприятий или потребность в постановке эффективного складского учета и резервирования товаров для торговых компаний, мы обладаем наработанными технологиями решения подобных задач.

В жизни любой организации рано или поздно наступает момент, когда существующая структура подразделений недостаточно эффективно выполняет требуемые задачи. Иногда это обусловлено расширением компании, иногда слиянием или поглощением. В этом случае руководителям предприятия (или службе оптимизации, которой делегированы данные полномочия) необходимо продумать новую организационную структуру, с новой структурой подчиненности и новым распределением обязанностей и полномочий.

Когда предприятие сталкивается с задачей создания новой организационной структуры, есть масса нюансов, которые необходимо учесть. Изменения в организационной структуре всегда затрагивают чьи-то полномочия и сферу влияния и часто сложны по политическим соображениям, распределение обязанностей зачастую приводит к конфликту интересов. Поэтому зачастую изменения происходят, сообразуясь с политической конъюнктурой, и не соответствуя целям и задачам руководства компании.

Но решение принято – и новую структуру создавать надо. Далеко не у каждого предприятия в штате есть квалифицированные специалисты по организационному проектированию и распределению полномочий. Для этого существуем мы – компания "ПитерСофт".

Консультанты "ПитерСофт" обладают рядом преимуществ – мы специализируемся на этом вопросе, проводили проекты по организационному проектированию на многих предприятиях и сталкивались с возникающими при этом проблемами много раз. У нас есть богатая практика и наработки по проведению подобных проектов, есть инструменты, которыми мы умеем пользоваться, и без которых распределение обязанностей в виде простой матрицы ответственности является задачей неудобной и сложной для выполнения.

Немаловажным моментом является тот факт, что внедрение новой организационной структуры и перераспределение должностных обязанностей должно поддерживаться корпоративной информационной системой, в которой работает предприятие.

Очень часто сотрудники службы оптимизации или внешние консультанты очень далеки от вопросов автоматизации экономической и организационной направленности, поэтому результатом их работ будет в лучшем случае "Положение об организационной структуре", без освещения вопросов внедрения и тем более автоматизации новых функциональных обязанностей новых служб. Частичное решение вопроса организационного проектирования, как правило, ведет к неполноценному внедрению новой оргструктуры.

Консультанты "ПитерСофт" являются профессионалами как в вопросах организационного проектирования и распределения функциональных обязанностей, так и в вопросах создания и проектирования учетных систем и информационных систем управления.

Реинжиниринг бизнес-процессов может потребоваться в случаях, когда компания находится в кризисном состоянии или же на рынке произошли существенные изменения, например, возросла конкуренция, и требуется резко улучшить показатели компании.

По определению, реинжиниринг бизнес-процессов — это фундаментальное переосмысление и радикальное переконструирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

Любая компания развивается и время от времени изменяет правила работы, т.е. бизнес-процессы. Но реинжиниринг, в отличие от оптимизации бизнес-процессов, – это комплексное, глобальное перестроение всей системы бизнес-процессов, которое вносит революционные изменения в работу предприятия.

Реинжиниринг бизнес-процессов начинается с определения приоритетных (или ключевых) бизнес-процессов для эффективной работы компании. Далее происходит анализ и оценка их оптимальности по таким параметрам, как издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п. Промежуточным результатом реинжиниринга является документ, в котором отражается построение оптимальной модели выполнения процессов.

Одной из основных и наиболее сложных задач здесь является выделение критериев качества конечного и промежуточных результатов и нормативов выполнения. Несмотря на это, существует ряд методик выделения параметров и их критериев. В результате реинжиниринга бизнес-процессов определяются более эффективные технологии и оптимальная система мотиваций.

Понятие "реинжиниринг бизнес-процессов" лежит на стыке менеджмента и информационных технологий, поэтому требуется создание специальных инструментальных средств поддержки. Как правило, реинжиниринг сопровождается внедрением новой информационной системы как средства закрепления обновленных бизнес-процессов на предприятии. Соответственно, параллельно с реинжинирингом бизнес-процессов происходит переработка форм — носителей информации о ходе и результатах выполнения отдельных операций. Также, для закрепления функций и областей ответственности, необходима разработка должностных инструкций для сотрудников компании. При этом в новых условиях может потребоваться обучение и переподготовка специалистов предприятия для работы в новых условиях.

Реинжиниринг является радикальным средством обновления, он происходит однократно, охватывает широкую область деятельности предприятия, занимает длительное время и сопровождается высокими рисками. Для более безболезненного улучшения, как уже говорилось выше, обычно применяется оптимизация бизнес-процессов.

Процессное управление – это одна из ключевых компетенций компании "ПитерСофт". На практике, любой проект компании связан, как минимум, с оптимизацией бизнес-процессов при их автоматизации. Флагманский продукт компании "ПитерСофт" позволяет закрепить результаты оптимизации и даже реинжиниринга бизнес-процессов, т.к. у сотрудников предприятия будут стоять четкие задачи в рамках новых или обновленных бизнес-процессов, дизайн которых определен однозначно с помощью программного продукта. Безусловным плюсом применения программного продукта "ПитерСофт: BPM" как инструмента управления бизнес-процессами является тот факт, что продукт может работать в единой базе совместно с любой конфигурацией экономической направленности на платформе "1С:Предприятие 8".

Допустим, на предприятии есть потребность ввести систему бюджетирования (или CRM или процессов ячеистого хранения на складе). Но сотрудники предприятия ранее не применяли бюджетирование. Это означает, что сотрудников сперва необходимо обучить основам данной предметной области, т.е. объяснить, чем операционные бюджеты отличаются от функциональных, из чего они состоят, как формируются мастер бюджеты, как статьи БДДС соответствуют статьям операционных бюджетов подразделений, что такое центры финансовой ответственности (ЦФО) и какие они бывают и т.д. Затем провести консультационный проект, в рамках которого будут сформированы ЦФО, бюджеты, определены статьи затрат, правила планирования и т.д. Затем провести первый пробный цикл формирования бюджетов на предприятии. Только после выполнения всех этих процедур можно говорить о том, что предприятие готово к формировании технического задания на автоматизацию. Консультанты "ПитерСофт" имеют опыт постановки учета в компаниях самых разных областей деятельности.

На любом предприятии протекают бизнес-процессы, неважно, формализованы они или нет. Но если мы хотим управлять такими процессами, или, тем более, их оптимизировать, необходима формализация процессов. Это подробное пошаговое описание бизнес-процессов в правильной нотации. Нотация, или способ описания схем процессов, определяется целями, в соответствии с которыми производится формализация. Пошаговое описание бизнес-процессов создается с указанием исполнителей, передаваемой входящей и исходящей информации, времени выполнения шага, условий перехода от шага к шагу и других параметров бизнес-процессов. Существуют определенные правила выделения границ процессов, которых надо придерживаться при описании, иначе описание будет некорректным, что проявится при последующем использовании формализованных схем. Консультанты "ПитерСофт" знают эти правила и владеют навыками формализации и оптимизации бизнес-процессов.

Когда предприятие занимается своей выделенной сферой деятельности, обязательно наступает момент, когда требуется выполнить какую-то особенную уникальную работу, у которой есть признаки проекта. Существуют несколько атрибутов проектов, управляя которыми, можно с уверенностью говорить об управлении проектами. Это сроки и длительности проекта, трудовые и материальные ресурсы, финансы, требования и ограничения. Зачастую управление проектами сопровождается созданием уставов проекта, управлением требованиями на проекте, управлением рисками и т.д. Совокупность этих стандартов описана в PMBook, на практике часто используется только часть этого стандарта и этого бывает достаточно для решения насущных задач управления проектами. Сотрудники "ПитерСофт" обладают не только теоретическими знаниями PMBook и имеют навыки управления проектами, но и производили постановку проектного управления, и последующую автоматизацию проектного управления в ряде производственных и торговых компаний (Электросистемы, ПетроИнТрейд, АЭМ-Технологии, Газпромнефть Марин Бункер).

При формировании требований к информационной системе могут сталкиваться интересы различных подразделений. Связано это с распределением функций и/или зон ответственности, в т.ч. и при автоматизации бизнес-процессов. Для разрешения конфликтов применяются технологии, позволяющие перераспределить зоны ответственности и решить вопросы, связанные с пересечением обязанностей, или с отсутствием контроля над нужной функцией. При работе с предприятиями, где количество пользователей составляет более 100, подобные конфликты неизбежны. Управление конфликтами позволяет избежать предприятию значительных потерь, а возможно, обратить конфликт на пользу предприятию.

Когда владелец или руководитель предприятия решается на автоматизацию, то чаще всего первое, что он делает – ищет сотрудника или подрядчика, который может автоматизировать предприятие. Как сотрудник, так и подрядчик сразу зададут вопрос – а что мы будем автоматизировать? Правильный сотрудник или подрядчик задаст вопрос – а зачем нам это нужно и чего мы планируем получить? На эти два вопроса в обратной последовательности обязательно нужно подробно ответить, обязательно в формализованном виде и с привлечением всех заинтересованных в проекте. Другое дело, что не всегда предприятие готово самостоятельно определить эти требования, т.к. не хватает общих знаний, а что можно сделать и какие задачи перед системой можно ставить. "ПитерСофт" может помочь с решением этой задачи.

Когда требования к системе формализованы, необходимо понять, на каких программных продуктах возможна автоматизация и получить обоснование, почему именно на этих продуктах. Для этого необходим анализ требований, на основании которого производится подбор программ. Компания "ПитерСофт" подбирает программные продукты, исходя из минимизации затрат на их внедрение и снижении стоимости совокупного владения этими продуктами. Нам не интересно продать дорогие лицензии, обманув при этом клиента и продав ненужное. Ведь это рано или поздно станет известно, а мы стремимся строить долгосрочное сотрудничество, понимая, что честно работать выгоднее. Репутация приоритетна.

Информационное поле предприятия состоит из набора информационных баз и связей между ними. Информационная структура определяется функциональными возможностями и требованиями по безопасности данных. Анализ требований к информационным системам позволяет подобрать программные продукты и правильно выстроить информационные потоки обмена данными между базами. Сотрудники компании "ПитерСофт" начинают проекты с этого шага.

Каждый человек неповторим. Каждое предприятие уникально. В силу истории компании и людей в ней работающих. В силу сложившихся традиций и корпоративной культуры. В силу правил учета, структуры компании и ее бизнес-процессов. Уникальные особенности предприятия отражаются в методике учета, которая подробно описывает настройки программного продукта и порядок ввода данных для того, чтобы на выходе иметь те необходимые отчеты, ради возможности формирования которых и создается информационная система. Методика учета – это основа, фундамент информационной системы. Построив методику, предприятие способно вести учет правильно. Все остальные способы "быстрого результата" в долгосрочной перспективе сомнительны. Методика учета способна предотвратить получение недостоверной информации на выходе. Конечно, если ее делают сотрудники "ПитерСофт".

Итак, решение принято! Компания автоматизируется. Теперь необходимо правильно определить рамки проекта, формализовать, что будет автоматизировано, а что – нет. Понять, во что нам обойдется автоматизация? Сколько денег будет потрачено, сколько времени и каких специалистов. Начать нужно с технического задания на автоматизацию, которое будет отправлено потенциальным подрядчикам и которые будут производить оценку проекта исходя из того, что будет там зафиксировано. Не нужно рассчитывать, что если что-то не укажешь сразу, то это можно будет потом "выдавить из автоматизатора". Это нечестно, а партнер по автоматизации лучше пусть будет честным и довольным оплатой партнером. Лучше сделает свою работу. Но и очень много того, что не особо нужно, тоже не следует фиксировать. Ведь тогда посчитают и эти все "бантики" и "примочки", которые могут встать в копеечку. Как напишешь техническое задание, так и будет оценен проект. Понятно, что такие техзадания не пишешь каждый день, кто-то и вообще будет это делать в первый раз. Когда нет ни соответствующих знаний, ни опыта написания. Впрочем, всегда есть возможность подрядить на эту работу профессионалов из компании "ПитерСофт".