Электронный документооборот

Электронный документооборот – механизм по работе с документами в электронном виде, т.е. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а также способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно.

Системы автоматизации документооборота и задач, связанных с электронным делопроизводством, вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем в России, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота — так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8" примером системы для автоматизации документооборота является "ПитерСофт: Управление процессами" и "ПитерСофт: BPM". Полноценный электронный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы "1С:Предприятие 8", когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

В данной предметной области наиболее распространены следующие термины:

• EDM (Electronic Document Management) — сводное название систем электронного документооборота (то же самое, что СЭД)
• DMS (Document Management Systems) — система управления документами; используется для отслеживания и хранения электронных документов, поддерживает индексирование и версионный контроль; как правило, рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (система управления содержимым уровня предприятия) наряду с СЭД
• Enterprise-centric EDM — корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (электронный архив, Word, Excel, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)
• Information Management — системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивающие агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet
• Imaging — системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат — как правило, это TIFF (Tagged Image File Format) — после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме
• DocFlow Management — системы маршрутизации движения документов
• WorkFlow Management — системы маршрутизации потоков работ, заданий

Также существует большое количество смежных областей, например:

• Document Warehousе (Хранилища документов) — может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде базы данных
• Knowledge Management (Управление знаниями) — стратегия, направленная на сохранение и эффективное использование знаний

Поэтому, говоря о системах электронного документооборота, необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь. В электронном документообороте существуют подсистемы. Здесь представлен перечень наиболее распространенных подсистем электронного документооборота:

• Системы маршрутизации документов — занимаются пересылкой документов на рабочие места исполнителей; при этом обеспечивается либо извлечение и перемещение на рабочее место файла из архива, либо интерфейс для доступа к заданиям на обработку электронного документа; кроме того, осуществляется консолидацию документов по завершении работ с ними и предоставляются сведения о текущем состоянии работ
• Электронные архивы документов — содержат образы и/или содержание документов; поддерживают полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов, разграничение прав доступа пользователей, версионный контроль, возможность групповой работы с документами и создания резервных копий
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов — занимаются сохранением образа, аннотированием, наложением пометок на электронный документ и т.п., а также снабжением его набором атрибутов для идентификации в системе делопроизводства и электронном архиве
• Системы управления стоимостью хранения документов — решают проблему нахождения компромисса между стоимостью хранения электронных документов в архиве и скоростью доступа к ним; обеспечивает возможность работы с различными периферийными устройствами
• Системы автоматизации делопроизводства — главным образом осуществляют фиксацию электронного документа в некотором хранилище, заполняя его карточку
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов — используют примерно те же технологии, что и системы маршрутизации документов, однако обладают большим функционалом; объектом маршрутизации в них является не документ, а совокупность данных, которая используется в бизнес-процессе.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот в 1С обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными - документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С:Зарплата и управление персоналом" или "1С:Управление производственным предприятием", что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).