Автоматизация ведущего российского дистрибьютора электронных компонентов на базе платформы "1С:Предприятие 8.0"

Компания "ПетроИнТрейд", основанная в 1992 году, занимается поставкой электронных компонентов, средств разработки и готовых технических решений. Основным видом деятельности компании является торговая деятельность в сфере микроэлектроники. На сегодняшний день "ПетроИнТрейд" является членом ассоциации российских дистрибьюторов электронных компонентов, а также имеет филиалы в 6 крупнейших городах России и за рубежом. Ассортимент сравнительно велик, составляет несколько десятков тысяч изделий более 35 крупнейших производителей из разных стран.

В 2004 году компания завершила сертификацию по ISO 9001:2000 и внедренная процессная система управления требовала принципиально другой информационной поддержки. К тому же в это время значительно расширился штат сотрудников, компания переехала в новый офис, усложнились бизнес-процессы. Появились сложности, как с документооборотом, так и с управлением взаимодействием между подразделениями в крупной компании. В связи с этими событиями руководством предприятия было принято решение о создании единой корпоративной информационной системы холдинга, позволяющей получать оперативную информацию о текущем состоянии дел компании и координировать деятельность всех подразделений предприятия.

Служба развития компании "ПетроИнТрейд" в течение нескольких месяцев выбирала платформу для новой информационной системы, а также фирму, способную не только внедрить систему, но и оказать консалтинг в сфере оптимизации бизнес-процессов, а также в постановке системы мотивации, бюджетирования и логистики. Выбор остановился на компании "ПитерСофт", которая специализируется в области разработки и внедрения комплексных информационных систем управления предприятием, и оказывает услуги управленческого консалтинга. Суть подхода компании "ПитерСофт" к комплексной автоматизации состоит в том, что на основе потребностей бизнеса предприятия Заказчика применяется наиболее выгодное для него решение. Модули будущей информационной системы собираются как "конструктор" из готовых решений, либо разрабатываются персонально под нужды заказчика.

Базовым программным продуктом для автоматизации была выбрана конфигурация "1С:Управление торговлей" на платформе "1С:Предприятие 8.0". Учитывая важность складского учета и логистики, а также сложные бизнес-процессы, протекающие внутри компании, специалисты компании "ПитерСофт" начали цепочку информационных и консалтинговых проектов. На первом этапе было произведено комплексное обследование бизнес-процессов и учетных схем предприятия, и произведена постановка недостающих областей учета. В частности, был проведен цикл семинаров по постановке бюджетного управления холдингом в разрезе центров финансовой ответственности, были разработаны и внедрены в практику управления регламенты предприятия: "Положение о бюджетах", "Положение о ЦФО", "Положение о планировании" и др. Несмотря на сложность поставленной задачи, первый результат предприятие получило уже через полтора месяца после начала цепочки проектов: высший и средний менеджмент освоил на практическом уровне новую предметную область и терминологию бюджетирования. Еще через месяц практика бюджетирования была введена во всем холдинге, и финансовый директор получил первый в истории предприятия бюджет доходов и расходов холдинга в целом.

Параллельно была разработана концепция информационной системы "ПетроИнТрейд", на верхнем уровне были спроектированы модули новой информационной системы, включающие управление финансами, управление заказами, CRM, управление поставками, логистику, управление маркетингом и мотивацию. Основной задачей новой информационной системы стало обеспечение заказчиков холдинга "ПетроИнТрейд" заказанными товарами "точно-в-срок". Поэтому одним из основных принципов, заложенных в концепцию информационной системы, было обеспечение качества процессов взаимодействия между подразделениями.

Информационные изменения проводились параллельно со структурными, ведь предприятие должно было работать по новым стандартам. Наибольшие изменения были произведены в службе логистики, так как в новой концепции покупатель в любой момент времени должен был иметь полную и точную информации о состоянии своего заказа. В новой информационной системе это требование было реализовано. С момента внедрения новой информационной системы, менеджеры службы логистики могут с легкостью отслеживать доставки товара от производителя до конечного потребителя. Появилась возможность контроля и управления консолидацией груза для отправки в одном направлении. Значительно сократились задержки поставок товара клиентам и снизилась стоимость перевозок.

Существенному изменению подверглось управление складом - склад стал ячеистым и был распределен на зоны ответственности. Была введена система штрихкодирования: на каждую упаковку товара клеится уникальная наклейка (штрих код), позволяющая прослеживать прохождение товара от поступления до отгрузки. Специалисты компании "ПитерСофт" автоматизировали все рутинные процессы на складе, используя торговое оборудование: принтеры и сканеры штрихкода, в том числе и терминалы сбора данных. Были усовершенствованы и автоматизированы процессы подбора товара, перепаковки упаковок, раскладки упаковок по ячейкам, контроля ОТК, в результате проблема пересортицы и неликвидов уменьшилась в разы.

Финансовая служба "ПетроИнТрейд" в свою очередь ставила перед консультантами и разработчиками свои задачи: необходимость ведения взаиморасчетов с контрагентами в разных аналитических разрезах и валютах, учет сложных кредитных условий, механизм подтверждения превышения лимитов отгрузок, расчет пеней по задолженностям, платежный календарь. На сегодняшний день эти требования реализованы в системе, в результате сотрудники финансового отдела имеют возможность оперативно управлять финансовыми потоками. По словам финансового директора холдинга "ПетроИнТрейд" А.В.Зайцевой: "Раньше формирование графиков платежей и поставок отнимало несколько дней работы всей финансовой службы. Теперь же они формируются нажатием одной кнопки".

В ходе выполнения проекта была разработана и внедрена система мотивации для сотрудников различных подразделений, основанная на показателях качества взаимодействия между подразделениями. В июне 2005 года новая корпоративная информационная система была запущена в эксплуатацию параллельно с предыдущими учетными системами, а с октября 2005 года компания "ПетроИнТрейд" полностью перешла на работу в новой информационной системе, в которой на данный момент одновременно работает более 100 пользователей. В настоящее время проект получил продолжение, в систему подключаются новые предприятия, входящие в холдинг "ПетроИнТрейд".