Технологии в управлении: взаимодействие подразделений – путь к успеху предприятия

Приходилось ли Вам наблюдать за работающим часовым механизмом? Залюбоваться можно: натянулась пружинка, повернулось колесико, потянуло за собой следующее, другую пружинку... Десятки колесиков и пружинок действует четко и согласованно для достижения единой цели – сообщить нам который час.

Четко налаженная работа компании подобна часовому механизму: от слаженности работы внутренних подразделений компании зависит успешная работа любого предприятия.

Общая цель предприятия – создать качественный продукт или услугу. И каждое подразделение это понимает и действует, выполняя свою часть работы. Но очень часто руководители и сотрудники подразделений не видят этот процесс целиком. Прибавим к этому субъективное восприятие и передачу информации, потерю документов. Отсюда возникают сложности, недоразумения, конфликты между подразделениями, влияющие на процесс работы. Временные задержки в доведении управленческих решений до сотрудников, несвоевременная или искаженная информация, ведущие к использованию устаревших данных, несогласованность действий подразделений – все это приводит к низкой эффективности работы компании, срыву намеченных сроков и потере клиентов. Главная причина, по которой внутренние противоречия между подразделениями компании не дают достигнуть общего результата – отсутствие единого информационного пространства, позволяющего сделать бизнес-процессы предприятия прозрачными и понятными и эффективно реализовывать управленческие решения.

Как сделать информацию доступной для всех сотрудников и подразделений? Как обеспечить эффективное взаимодействие между подразделениями компании? Решить проблему можно. Для этого необходимо наладить эффективный технологический процесс взаимодействия между подразделениями с помощью единой информационной системы, создающей единое информационное пространство и предписывающей четкие регламентированные правила действий для всех сотрудников компании.

Как эффективный инструмент управления процессами взаимодействия подразделений и формирования единого информационного пространства особого внимания заслуживает программный продукт "ПитерСофт: Управление процессами", специально разработанный для согласования действий подразделений компании. Функционал продукта позволяет отладить бизнес-процессы компании таким образом, чтобы они работали на Вас, а не против Вас:

Во-первых, сам процесс настройки взаимодействия подразделений с помощью "ПитерСофт: Управление процессами" начинается с анализа деятельности Вашей компании в целом и каждого подразделения в отдельности. Результатом анализа становится моделирование бизнес-процесса от начала до конца, формируются модели и последовательность всех операций, маршруты движения информации и документов внутри компании. Заданная моделью последовательность шагов далее будут выполняться автоматически. После запуска процесса происходит автоматический контроль выполнения задач, а также настраиваемая система показателей качества выполнения бизнес-процессов, путем сравнения фактических и эталонных значений показателей бизнес-процессов.

Во-вторых, продукт способен полностью управлять потоками информации, обеспечивая информационный обмен между сотрудниками разных служб и доводя до непосредственных исполнителей информацию и управленческие решения без искажений и задержек во времени.

В-третьих, продукт обеспечивает правильную и своевременную постановку задач сотрудникам всех подразделений и контроль их выполнения.

В-четвертых, продукт предусматривает полную автоматизацию обязательных документированных процедур, позволяет описать стандартные маршруты движения документов внутри организации и определить сроки их обработки.

В-пятых, Ваш сотрудник получает удобное рабочее место, в любой момент позволяющее определить, в каком состоянии и у какого пользователя находится инициированная им задача – её выполнение легко можно отследить на мониторе. Система оповещения напомнит сотрудникам о появлении новых задач, о приближении срока их выполнения.

В-шестых, с помощью продукта можно настроить систему мотивации персонала, основанную на достижении сотрудником, подразделением или всей организацией запланированных результатов деятельности.

В-седьмых, будет организовано рабочее место руководителя, с помощью которого он сможет контролировать достижение поставленных стратегических целей, отслеживая и корректируя отклонения в действиях отдельных сотрудников и подразделений компании. Ведь вся информация по состоянию бизнес-процессов компании становится достоверной и доступной в режиме реального времени, позволяя не допустить срыва производственной программы. Система позволит руководителю не только эффективно решить возникающую проблему, но и сэкономить массу рабочего времени.

Таким образом, выработав единый подход к процессам управления взаимодействием подразделений и создав единое информационное пространство можно объединить обособленные подразделения в единое целое. Теперь всему коллективу становится видна конечная цель работы компании и, соответственно, более не будет недопонимания и противоречий между подразделениями. Путь к успеху проложен, делайте свой выбор.