Могут ли Лебедь, Рак и Щука довезти воз по назначению?

Взгляд "ПитерСофт: Управление процессами" на проблемы автоматизации

Однажды Лебедь, Рак да Щука
Везти с поклажей воз взялись
И вместе трое все в него впряглись;
Из кожи лезут вон, а возу всё нет ходу!

Времена, когда толстые большеформатные тетради в клеточку являлись ценнейшими инструментами бизнеса уходят в ностальгическое прошлое. Всё больше компаний испытывают необходимость и, что не менее важно, желание автоматизировать свою деятельность. Некоторые компании производят автоматизацию "по кусочкам", начиная с наиболее критичных мест, другие – пытаются охватить всю деятельность организации сразу. В итоге, часто случается, что фактически у компании оказывается несколько модулей от системы класса ERP или MRPII, параллельно мало с ними связанная система документооборота, разные приложения "по мелочам", каждое из которых работает само по себе, а большинство вопросов по-прежнему решается в Excel (см. рис.1).

Рис.1. "Возу всё нет ходу"

Каждый компонент информационной инфраструктуры работает сам по себе, отсутствует взаимодействие и совместная работа, положительный экономический эффект от автоматизации также практически отсутствует.

Другой распространенной ситуацией является стремление компаний уйти от лоскутной автоматизации. Организации пытаются разворачивать масштабные ERP, или, по крайней мере, внедрять набор интегрированных приложений от одного вендора. Однако ни для кого не секрет, что большинство проектов по внедрению полновесных систем заканчиваются провалом или, по крайней мере, не достигают поставленной цели. Финансовые службы критикуют затраты на неэффективную автоматизацию, менеджеры по развитию и директора IT-служб разочаровываются в выбранных решениях, консультантах или в идее автоматизации как таковой.

Действительно, современная динамичная компания нуждается в едином информационном поле, способном надежно и качественно удовлетворять информационные потребности конечных пользователей. Казалось бы, именно на эту задачу нацелены системы класса ERP и дополнительные приложения к ним.

Рис.2. Интегрированное животное способно везти воз по определенному маршруту

Большая многофункциональная система, в той или иной степени, выполняет необходимые задачи, но, как правило, обладает малой гибкостью. Внесение существенных изменений в схему выполняемых процессов требует большого количества времени и средств.

Если не брать во внимание риски непосредственно внедрения, то проблема состоит в том, что большинство ERP и подобных систем не реализуют в себе возможность управления процессами в полном объеме. Как правило, такие системы действительно способны эффективно поддерживать бизнес-процессы, но это будет поддержка ранее существовавших в организации процессов, или бизнес-процессов, изначально перестроенных согласно видению будущей информационной системы (см. рис.2).

Но, на самом деле, этого уже не достаточно. Организации постоянно сталкиваются с различными изменениями в предпочтениях и запросах потребителей, появлением новых практик бизнеса и совершенствованием управленческих методологий. И конкурентную битву будут выигрывать те компании, которые смогут максимально быстро и гибко приспосабливаться к новым реалиям бизнеса.
Выигрыша в долгосрочной перспективе можно достичь только за счет изменений в самих бизнес-процессах. Но, в этом случае, стандартный, достаточно длительный реинжиниринг становится практически не эффективен. К моменту окончания преобразований, скорее всего, окажется, что необходимо вносить очередные изменения. Поэтому весомым фактором будущего успеха становится возможность такой автоматизации, при которой бизнес-процессы получат большую степень гибкости и способности изменяться в короткие сроки без существенных затрат.

Иногда можно встретить мнения, что, во многом из-за неспособности отвечать этому требованию, системы класса ERP или другие «большие» системы больше не эффективны. На самом деле, это не совсем так, ведь компаниям по-прежнему необходимо интегрированное средство автоматизации различных областей его деятельности. И с этой задачей действительно могут хорошо справляться системы, соответствующие требованиям открытости, масштабируемости и другим неотъемлемым характеристикам больших современных систем. Но, помимо этого, необходимым оказывается корректное и последовательное взаимодействие между системами и модулями, персоналом, вовлеченным в работу с автоматизированными участками, внешними приложениями, а также приобретает особый вес оптимизация этого взаимодействия.

Существующие тенденции таковы, что в качестве подобных решений всё большую популярность приобретают системы класса BPMS (Business Process Management System/Solution). BPMS - управленческая методика, включающая в себя совокупность идеологии и программного обеспечения управления бизнес-процессами. Как программный продукт, BPMS представляет собой набор инструментов, позволяющий моделировать процессы, автоматически их исполнять и контролировать эффективность. Важно понимать, что сами по себе эти продукты не являются корпоративной информационной системой, но должны обеспечивать взаимодействие функционала КИС, внешних приложений и пользователей.

Стоит отметить, что различные системы класса BPMS отличаются достаточной индивидуальностью. Во многом это объясняется тем, что концепция ряда продуктов формировалась практически параллельно становлению BPMS как самостоятельного класса систем. В связи с этим, некоторые разработки реализовали передовые управленческие технологии, тем самым, воплощая в себе, или предвосхищая, основные идеи BPMS.

Примером такого продукта на отечественном рынке может служить "ПитерСофт: Управление процессами" на платформе 1С. Несколько лет разработки позволили возникнуть уникальному в своем роде инструменту интеграции и управления процессами. Специфика продукта заключается в том, что, на данный момент, "ПитерСофт: Управление процессами" - единственный продукт класса BPMS, работающий на платформе 1С.

В настоящий момент в России системы 1С завоевывают все большую популярность, покрывая многие информационные потребности различных служб предприятия. Бесспорно, автоматизация на основе 1С уже является существенным шагом по повышению эффективности деятельности организации, позволяет обеспечить эффективную работу в ряде функциональных областей предприятия. Но, тем не менее, учетная система и инструментарий по удовлетворению локальных информационных потребностей, сами по себе, по-прежнему являются только уровнем, надстроенным на существующие бизнес-процессы.

Особенность решения "ПитерСофт: Управление процессами" состоит в том, что появляется возможность управлять процессами "в верхнем уровне", независимо от развернутых на предприятии систем. Таким образом, "ПитерСофт: Управление процессами", в интеграции с популярной учетной системой, может создать автоматизированный механизм взаимодействия пользователей, организовать документооборот – то есть управлять потоками работ. Это и многое другое возможно благодаря тому, что "ПитерСофт: Управление процессами" реализует в себе идеи таких концепций как BAM (Business Activity Monitoring), KBO (Key Business Objectives), SOA (Service Oriented Architecture), ERP II.

Также продукт позволяет создать удобный механизм для управления по системе показателей и управления мотивацией. Однако особенно интересной возможностью "ПитерСофт: Управление процессами" является реализация такой ключевой идеи BPMS, как совершенствование системы управления. Именно этот факт во многом означает переход границы от неэффективной автоматизации к эффективной. Благодаря возможности быстрой автоматизации бизнес-процесса существующими на предприятии средствами, а также последующего непрерывного мониторинга и оптимизации этого процесса, достигается необходимая информационной инфраструктуре гибкость и адаптивность (см. рис.3). Возможность при выполнении ряда функций, например, документооборота, включать в процесс пользователей, инструменты 1С, а также средства других приложений, позволяет достичь необходимого взаимодействия и согласованности. Именно это дает возможность не только реализовать управление потоками работ и систему анализа, но и сделать всю систему управления гибкой, способной к быстрой адаптации и оптимизации, что, в настоящее время, является важным фактором конкурентного преимущества любой компании.

Рис.3. "Лебедь рвется в облака, Рак пятится назад, а Щука тянет в воду" в согласованном и оптимизированном порядке.

Компоненты информационной инфраструктуры работают согласованно, в соответствии с конкретной задачей, порядок их работы определен бизнес-процессом, в который легко вносить изменения.

Таким образом, "ПитерСофт: Управление процессами" - продукт класса BPMS, способный в тандеме с учетной системой 1С:Предприятие стать хорошим решением при выборе варианта создании информационного поля компании. О том, как именно может работать такое решение можно узнать из статьи "Процессное управление - это просто!"