Процессное управление - это просто!

Программный продукт "ПитерСофт: Управление процессами" является представителем систем класса BPM (от англ. Business process management) и позволяет эффективно решать задачи моделирования, исполнения, мониторинга и анализа бизнес-процессов.

Идея работы системы состоит в том, что смоделировав однажды схему некоторого бизнес-процесса, мы получаем возможность "оживлять" эту модель во времени. Система сама "проходит" по составленному нами маршруту и последовательно ставит исполнителям те задачи, за исполнение которых они отвечают.

По мере выполнения бизнес-процесса программа автоматически регистрирует все его основные параметры и позволяет просматривать их в соответствующих отчетах. Как результат – становится доступна объективная статистика выполнения процессов. А у владельца процесса появляется реальный механизм управления, позволяющий оперативно и своевременно реагировать на ошибки и устранять их.

Другим следствием доступности статистики процессов является возможность более простой идентификации узких мест. Снижаются затраты на их устранение. Ведь в случаях, когда процессы не автоматизированы, при реинжиниринге приходится, как минимум перерабатывать схему бизнес-процесса, менять должностные инструкции, а нередко и проводить переобучение сотрудников. Все это требует немалого количества времени и денег, при том что гарантии успешности результата нет никакой. В случае же использования "ПитерСофт: Управление процессами" необходимость тратить время на переоформление множества документов и переобучение сотрудников, отпадает. Теперь достаточно просто изменить схему оптимизируемого бизнес-процесса и исполнители "плавно" перейдут к новым принципам выполнения своих обязанностей.

Подобное решение позволяет избежать резкого «революционного» перехода к новой модели функционирования, и сводит к минимуму возможное сопротивление со стороны сотрудников. Ощутимые выгоды получает и владелец бизнес-процесса – при "эволюционном" подходе к реинжинирингу он имеет возможность оперативно оценивать эффективность нововведений и при необходимости предпринимать соответствующие корректирующие воздействия. Таким образом на предприятии становится реализуема концепция постоянного улучшения качества бизнес-процессов.

Следует отметить, что при использовании "ПитерСофт: Управление процессами" оценка качества может основываться как на значениях основных параметров выполнения бизнес-процессов, так и на значениях ключевых показателей эффективности (KPI). Важно, что правила для расчета KPI пользователь может задавать самостоятельно. При этом в качестве операндов могут быть использованы любые данные из учетной системы, а также из системы управления процессами.

Еще одной характерной чертой "ПитерСофт: Управление процессами" является возможность его простой и быстрой интеграции с любой учетной системой, разработанной на платформе "1С:Предприятие 8". Это позволяет не отделять выполнение бизнес-процессов от работы в текущей учетной системе – все действия выполняются в едином информационном пространстве. Любой объект системы, сделанной на базе "1С:Предприятие 8" может быть вызван и обработан непосредственно в рамках выполняемого бизнес-процесса, что позволяет избежать возможных потерь и задержек при передаче информации между участниками процесса, а также соблюсти принципы процессной безопасности (в процессе могут быть использованы отдельные поля типовых документов, а не документы в целом).

Другой областью применения продукта является поддержка внедрения и использования на предприятии системы менеджмента качества. Функционал программы позволяет решить практически все основные задачи, которые ставятся перед предприятием при внедрении СМК: структура процессов становится регламентирована и прозрачна, а процессы – контролируемы и управляемы, кроме того, в любой момент времени возможна объективная оценка качества бизнес-процессов, реализуется уже упоминавшаяся концепция непрерывного улучшения.

Безусловно, все представленные выше эффекты были бы предельно важны и интересны для любого современного предприятия, вопрос заключается лишь в том, ценой каких затрат они могут быть достигнуты. И именно по этой причине хотелось бы отметить еще одну, пожалуй, принципиально важную особенность предложенного программного продукта: внедрение "ПитерСофт: Управление процессами" может быть выполнено исключительно силами самого предприятия. Привлечение сторонних консультантов – не требуется!

Простота и скорость внедрения.

При разработке программы особое внимание было уделено тому, чтобы процесс внедрения и использования продукта был максимально краток и прост. Работа с программой не требует никаких специальных знаний и позволяет даже рядовому пользователю настраивать и работать со всем функционалом системы. В подтверждение сказанного ниже приведена последовательность действий, которую должен выполнить пользователь при автоматизации отдельно взятого бизнес-процесса в системе "ПитерСофт: Управление процессами".

Создание схемы процесса.

Первым шагом в создании модели бизнес-процесса является создание его схемы. Схема является своего рода скелетом процесса – по ней определяется последовательность его выполнения. Создание схемы не требует никаких специальных навыков – работая в специальном редакторе, пользователь составляет бизнес-процесс из последовательности блоков различного типа и устанавливает между ними определенные связи. Всего насчитывается десять различных блоков (старт, финиш, действие, условие и др), которые в различных своих комбинациях позволяют проектировать бизнес-процессы практически любой сложности.

Создание реквизитов процесса.

После того как схема процесса будет закончена, необходимо задать полный перечень реквизитов бизнес-процесса. Их основное предназначение – хранение информации, которая должна быть внесена либо обработана при выполнении бизнес-процесса. Количество и типы реквизитов не ограничены, проектировщик сам создает их в нужном ему объеме, опираясь исключительно на здравый смысл и потребности автоматизируемого бизнес-процесса. Важно, что в целях обеспечения процессной безопасности система всегда позволяет в явном виде настроить, кому и в какой части бизнес-процесса будет доступен тот или иной реквизит.

Назначение исполнителей.

По завершении настройки схемы и создании реквизитов, как правило, выполняется назначение исполнителей. Возможности "ПитерСофт: Управление процессами" позволяют назначить для каждой конкретной задачи как одного, так и нескольких исполнителей, например, объединенных по некоторому признаку (общая роль или подразделение). Причем заданы они могут быть, как на этапе проектирования, так и непосредственно в ходе выполнения бизнес-процесса. Каждый исполнитель будет своевременно получать уведомление о поставленной ему задаче, при этом с точки зрения системы он будет числится ответственным за ее выполнение.

Настройка связи с документами учетной системой.

Настройка связи с документами выполняется только в том случае, если при выполнении бизнес-процесса необходим обмен данными между документами учетной системы и самим бизнес-процессом. Все что потребуется от проектировщика – указать, из какого реквизита документа, в какой реквизит бизнес-процесса он хочет передавать данные, другими словами – ему понадобится настроить соответствие реквизитов. Следует также отметить, что передача данных может осуществляться как из документа в бизнес-процесс, так и наоборот. Для обмена доступен абсолютно любой документ учетной системы.

Настройка связей является последним из четырех основных этапов создания модели бизнес-процесса. Выше уже были созданы структура процесса, перечень используемой информации, задачам были назначены исполнители, и были настроены правила обмена данными с учетной системой. В общем виде процесс уже готов и может работать. Однако, при необходимости он всегда может быть дополнен рядом дополнительных настроек.

Прочие настройки исполнения бизнес-процессов.

К дополнительным настройкам относят, например, настройку индивидуальных статусов документов, которые могут изменяться по мере выполнения над ними различных действий в ходе выполнения бизнес-процессов, или же настройку оповещений – для каждого пользователя можно задать индивидуальные правила оповещений, как внутри системы, так и по внешней электронной почте. Другими примерами дополнительных настроек являются автоматические запуски бизнес-процессов по некоторым событиям, а также регулярные запуски бизнес-процессов.

Выполнение процессов.

После того как процесс спроектировали он начинает "работать". Под выполнением бизнес-процессов с точки зрения системы понимается запуск спроектированных моделей во времени. В этом случае рабочим местом владельца процесса является журнал бизнес-процессов, в котором он может в оперативном режиме отслеживать стадии выполнения всех запущенных на настоящий момент бизнес-процессов. Исполнитель в свою очередь работает с журналом задач, где отображается полный список поставленных ему задач, с указанием планового времени исполнения и другими вспомогательными данными.

Контроль качества исполнения процессов.

Важным моментом в использовании "ПитерСофт: Управление процессами" является возможность постоянного контроля качества выполнения бизнес-процессов. Программа предлагает пользователю полный набор отчетов, позволяющий осуществлять контроль, как на основании произвольно настроенных ключевых показателей эффективности (KPI), так и на основании общих параметров выполнения бизнес-процессов. Так, например, владелец процесса всегда имеет возможность сравнить фактические значения показателей качества с эталонными и увидеть какой сотрудник чаще других срывает сроки выполнения бизнес-процесса, а у кого процент выполненных задач максимален.

Анализ и устранение узких мест.

Следствием постоянного мониторинга и сохранения в системе статистики выполнения бизнес-процессов является возможность объективного анализа данных за некоторый период времени. Благодаря этому, владелец процесса получает эффективный инструмент для выявления узких мест, определения причин их возникновения и поиска методов устранения. Большим плюсом является и то, что предпринимаемые корректирующие воздействия могут быть произведены в максимально сжатые сроки и незаметно для рядовых исполнителей – достаточно лишь изменить схему бизнес-процесса и все заработает "по-новому". Ясно, что оценка эффективности нововведений в этом случае также не составит никакого труда.

На этом цикл проектирования, исполнения, анализа и улучшения бизнес-процесса завершен. Как видно, последовательность внедрения и работы с программой оказалась достаточно проста – необходимо лишь соблюдать некоторые рекомендации и следовать принципам, подробно изложенным в пользовательской документации. Научиться проектировать и работать в рамках бизнес-процессов может практически каждый, тем более, что при возникновении вопросов всегда можно воспользоваться линией поддержки компании-производителя. Успехов!

Информацию о продукте "ПитерСофт: Управление процессами" можно посмотреть здесь.