Конфигурация 1С:Документооборот государственного учреждения 8

Программный продукт "1С:Документооборот государственного учреждения 8" позволяет комплексно решить широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины в государственных и муниципальных учреждениях.

1С:Документооборот государственного учреждения 8 соответствует основным делопроизводственным стандартам, ГОСТам и нормативным актам:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". Принят Государственной Думой 08.07.2006;
Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;
ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению";
Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";
Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 02.09.2011 № 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения".

При наличии у пользователя соответствующих клиентских лицензий программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Ключевые возможности 1С:Документооборот государственного учреждения 8

Работа с документами

учет входящих и исходящих документов;
обращений граждан,
организационно-распорядительные документы,
информационно-справочные документы
прочие внутренние документы.

Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003.

Права доступа

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 можно произвести настройку прав доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, учреждений и вопросов деятельности, а также рабочей группы.

Рабочая группа документов и прочих объектов предназначена для ведения списка пользователей, групп пользователей и ролей, которые имеют доступ к данному объекту системы. Остальным пользователям объект становится недоступен. Имеется возможность автоматического заполнения рабочей группы (из процессов, запущенных по объекту, из реквизитов объекта и т.д.).

Регистрация входящих и исходящих документов

1С:Документооборот государственного учреждения 8 позволяет вести регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическое формирование сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

учет поступивших документов, сканирование бумажных документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль;
поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Предусмотрен учет повторных обращений и дубликатов, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан в 1С:Документооборот государственного учреждения 8 используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним.

Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

Межведомственный электронный документооборот

1С:Документооборот государственного учреждения 8 имеет возможность передавать и принимать документы посредством МЭДО.

МЭДО обеспечивает автоматический обмен электронными документами между различными предприятиями и учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

При использовании МЭДО программа автоматически осуществляет многие операции, которые обычно выполняются сотрудниками вручную:

обмен входящими и исходящими документами,
учет поступающих документов в журналах,
увязывание входящих и исходящих документов в цепочки,
отслеживание состояния отправленных документов.

Сканирование

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 предусмотрена возможность загружать входящие, исходящие, внутренние документы и файлы со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN TWAIN - это стандарт интерфейса прикладного программирования (API) между устройствами обработки изображений (например, сканерами) и приложениями, управляющими этими устройствами.

Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Встроенная почта предоставляет возможность работать с письмами непосредственно в 1С:Документооборот государственного учреждения 8 при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма являются такими же учетными единицами, как и входящие и исходящие документы.

Любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. При использовании ЭЦП можно отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.

Имеется дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.

Просмотр, редактирование и контроль версий

1С:Документооборот государственного учреждения 8 использует соответствующие приложения для просмотра и редактирования документов.

Благодаря встроенному текстовом редактору текстовые файлы можно просматривать и редактировать непосредственно в программе.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на рабочем столе; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач.

1С:Документооборот государственного учреждения 8 обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

распечатать на отдельном листе,
распечатать поверх титульного листа бумажного документа,
распечатать на наклейке,
вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Электронная подпись

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 поддерживается возможность использовать сертифицированные механизмы электронной подписи для подписания и шифрования документов и файлов.

Печать регистрационных штампов документов

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Формирование дел

Программа "1С:Документооборот государственного учреждения 8" позволяет вести номенклатуру дел учреждения, отражать списание документов в дела, формировать регистрационный номер документа с использованием индекса по номенклатуре дел, отражать передачу дел в архив и уничтожение дел.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа 1С:Документооборот государственного учреждения 8 можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего учреждения, но и должностные лица сторонних учреждений.

Визы согласования

Для отражения результатов согласования в карточке документа используются визы согласования. Визы согласования позволяют:

из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее;
отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;
распечатать лист согласования документа.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам и контроль сроков возврата переданных документов. Для этих целей используется журнал передачи, который позволяет отразить передачу документа как сотруднику внутри учреждения, так и внешним корреспондентам. Отчеты по журналу передачи позволяют узнать, у кого находится документ в настоящий момент, а также сигнализирует о нарушении срока возврата.

Связи между документами

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Учет договоров

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" автоматизирован полный цикл договорных документов:

подготовка проекта договора;
согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
учет и контроль сроков действия договоров;
автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счетов-фактур;
контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
расторжение договора.

Переадресация входящих документов

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" можно настроить переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет производить контроль сроков исполнения переадресованных документов.

Комплекты документов

В 1С:Документооборот государственного учреждения 8 есть возможность объединять документы в комплекты для удобства работы.

Поиск

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы.

Можно выбрать метод при помощи расширенного полнотекстового поиска или ограничить область поиска выбранным разделом или разделами

Также имеется возможность сохранения настроек сложных условий поиска.

Хранение файлов

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т.п.).

Процессы и совместная работа пользователей

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.Поддерживаются такие варианты согласования, как:

параллельное;
последовательное;
смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.

Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

Для удобства выбора все процессы распределены по группам в порядке, рекомендованном для использования. При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон.

Задачи можно назначать не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, – самому директору или его заместителю.

Реализована возможность настроить шаблоны маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Также в 1С:Документооборот государственного учреждения 8 реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

В программе можно выстроить иерархию бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа. Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Если по каким-то причинам исполнитель не может выполнить задачу вовремя, он может воспользоваться механизмом переноса сроков. Если по мере выполнения задачи у исполнителя возникает вопрос к автору – он имеет возможность задать вопрос автору процесса.

Процесс выполняемый в 1С:Документооборот может иметь свою специфику, для отражения можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного учреждения и принятого в нем порядка делопроизводства.

Комплексные процессы

Комплексный процесс – это сложный процесс, состоящий из одного или нескольких подпроцессов, порядок и условия перехода между которыми могут быть настроены пользователем. Комплексные процессы используются, когда необходимо автоматизировать сложную последовательность действий, состоящую из более простых процессов. Комплексный процесс позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.

Управление мероприятиями

Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации. Под мероприятиями понимаются совещания, собрания, обсуждения, заседания и пр. Поддерживается ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.

Рабочий стол руководителя

Рабочий стол руководителя организован так, чтобы руководителю было удобно решать свои типовые задачи, а также контролировать текущие задачи.

Рабочий стол руководителя оптимизирован для работы на планшетных компьютерах.

Обсуждения

При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами.

Протоколирование работы пользователей

Протоколирование работы пользователей ведется для анализа и сбора сведений о работе над различными объектами системы. Протокол дает возможность узнать, кто, когда и какое действие совершил в системе. Таким образом, легко выяснять спорные ситуации.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Проекты

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов.

Проекты используются для автоматизации деятельности по исполнению плана проекта и для ведения аналитического учета всех данных в разрезе проектов.

Бизнес-событие

Бизнес-событие – это отражение факта того, что произошло некоторое важное событие, которое подтверждено изменением данных в информационной базе. При наступлении бизнес-событий можно настроить автостарт необходимых процессов. Например, можно настроить старт необходимого процесса при регистрации документа.

Организация распределенной информационной базы

Программа "1С:Документооборот государственного учреждения 8" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

В программе "1С:Документооборот государственного учреждения 8" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

"Управление производственным предприятием", 1.3.6;
"Управление торговлей", 11.0.6;
"Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
"Управление нашей фирмой", 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

"Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
"Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
"Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
"Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
"Управление торговлей", редакция 10.

Веб-сервисы

Работа с файлами

1С:Документооборот государственного учреждения 8 может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между 1С:Документооборот государственного учреждения 8 и другим приложением осуществляется при помощи веб-сервисов.

Работа с документами и процессами

При помощи имеющегося веб-сервиса "1С:Документооборот государственного учреждения 8" предоставляет возможность создания и обработки документов из сторонних систем. Это может использоваться, например, для добавления обращений, введенных на сайте учреждения.;

Онлайн демонстрация работы программы "1С:Документооборот государственного учреждения 8"