Автоматизированы процессы документооборота в санатории "Сестрорецкий курорт"

Специалисты ООО "ПитерСофт" завершили проект внедрения информационной системы и автоматизации процессов документооборота в санатории "Сестрорецкий курорт".

Санаторий "Сестрорецкий курорт" - это многопрофильный бальнеогрязевой санаторий. В санатории практикуются самые разнообразные методы лечения: водолечение, грязелечение, климатолечение, физиотерапия, диетотерапия, психотерапия, галотерапия, аэрофитотерапия, массаж, лечебная физкультура, оксигенобаротерапия. Кроме лечебно-диагностических услуг санаторий предоставляет широкие возможности для полноценного отдыха.

Перед ООО "ПитерСофт" стояла задача создать систему для автоматизации документооборота, включая создание электронного архива документов и контроля исполнительской дисциплины в рамках процесса делопроизводства. Документы хранились в бумажных экземплярах, что затрудняло возможность их быстрого поиска и приводило к неоправданным затратам времени. Высшее руководство санатория было недовольно сроками согласования договоров, большим объемом циркулирующих бумаг, а также тем, что процесс делопроизводства не был автоматизирован. Для решения этих проблем было необходимо настроить движение документов внутри компании, ввести систему контроля исполнительской дисциплины и организовать единое место хранения документов.

Было принято решение о внедрении информационной системы на базе программного продукта "1С:Документооборот 8. ПРОФ".

Работы по проекту начались в декабре 2016 года. В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) было выполнено:

• Настроена система в соответствии с Техническим Заданием;
• Проведено обучение пользователей;
• Проведено тестирование СЭД на реальных данных ПАО "Санаторий "Сестрорецкий курорт";
• Произведен ввод системы в опытную эксплуатацию.

В результате проведенных работ:

• Снизились затраты рабочего времени, связанные с подготовкой служебных записок, приказов и распоряжений, а также повысилось их качество, благодаря использованию шаблонов;
• Хранение документов стало более систематизированным;
• У сотрудников появилось общее информационное пространство, разграниченное с учетом их компетенций;
• Существенно сократилось время, затрачиваемое на поиск необходимых документов;
• Сократился срок согласования договоров благодаря заданным временным нормам согласования и возможности оперативного контроля со стороны руководства, т.к. руководители организации получают достоверную информацию о движении документов внутри компании, а также информацию об исполнительской дисциплине сотрудников.

Подробнее об этом проекте вы можете прочитать здесь