Рюрик Менеджмент контролирует проведение тендеров с помощью "ПитерСофт: Управление процессами"

Минувшим летом компания "ПитерСофт" начала сотрудничество с крупным петербургским девелопером "Рюрик Менеджмент".

Важнейшее направление деятельности управляющей компании "Рюрик Менеджмент" – работа с поставщиками услуг и материалов для проектирования и строительства объектов коммерческой недвижимости, а также организация управления этими объектами. Для реализации многих проектов проводятся тендеры, по результатам которых определяются поставщики товаров и услуг. В случае с компанией "Рюрик Менеджмент", занимающейся управлением реконструкции и строительства зданий в историческом центре города, ведение любого проекта усложняется дополнительными согласованиями с КГИОП и другими инстанциями. Следовательно, увеличивается количество и возрастает уровень сложности цепочек операций с документами.

Важнейшие задачи компании "Рюрик Менеджмент" заключались в решении проблемы управления электронным документооборотом и координации взаимодействия сотрудников с поставщиками на каждом этапе работы. Это касалось и ведения договоров, и работы со счетами. Требовалось создать удобную систему хранения всех видов документов. Все эти задачи были успешно решены при помощи программы "ПитерСофт: Управление процессами".

Внедрение программы "ПитерСофт: Управление процессами" происходило на протяжении трех месяцев: с июня по август 2012 года. За это время команда "ПитерСофт" совместно с командой "Рюрик Менеджмент" разработала и запустила в промышленную эксплуатацию основной бизнес-процесс по работе с поставщиками. Сотрудники обеих компаний наладили эффективный электронный документооборот, организовали и провели обучение пользователей работе с процессом и аттестацию по работе в системе. В совокупности было автоматизировано 15 рабочих мест.

Для компании "Рюрик Менеджмент" был настроен электронный архив на 120 различных видов документов, необходимых в работе девелопера недвижимости. Каждый документ в архиве нумеруется автоматически и получает имя согласно установленной рубрикации. Важное преимущество электронного хранилища состоит в том, что, помимо окончательной версии документа, сохраняются и все предыдущие, к которым можно вернуться в случае необходимости. Кроме того, исчезает надобность тратить время на однообразное оформление документов, их поиск или поиск содержащейся в них информации, сортировку бумаг и т.д. Внедренная система позволила усовершенствовать работу с многочисленными договорами и счетами.

В индивидуальном порядке для компании "Рюрик Менеджмент" был разработан процесс, подходящий для решения конкретных задач клиента – организованного взаимодействия с поставщиками, в том числе и в рамках проведения тендеров. Так, был внедрен и запущен бизнес-процесс "Договор с поставщиком", автоматизирующий поэтапную работу с документацией и техническими заданиями при выборе исполнителя заказа. Бизнес-процесс позволил наладить согласованную работу сотрудников. Особенностью процесса является его вариативность: из определенных точек маршрута предусмотрены несколько вариантов его развития, в том числе и расторжение договора.

Для Рюрик Менеджмент был настроен корпоративный web-сервер и система внутренних гиперссылок в письмах-оповещениях. Таким образом, заметно упростился переход из уведомительного письма непосредственно к результату задачи.

Кроме того, в системе появился модуль "Настраиваемые формы", позволяющий изменить базовый шаблон карточки задачи согласно индивидуальным требованием клиента.

Новинкой стало внедрение специально разработанного варианта программы "ПитерСофт: Управление процессами", адаптированного для операционных систем Apple. Эта современная тенденция становится все более популярной в разных странах мира, однако в России пока недостаточно распространена. Рюрик Менеджмент стала одной из первых компаний, в которой был внедрен такой вариант работы программы. Преимущество адаптированной версии заключается в том, что пользователь не является "заложником" Windows и может участвовать в управлении процессами с мобильного телефона iPhone или планшета iPad.

Руководитель проекта со стороны Рюрик Менеджмент Наталия Чикулаева положительно оценивает результаты внедрения программы "ПитерСофт: Управление процессами". "Очень важно, что после внедрения программы компания может поэтапно контролировать ход согласования и выполнения договоров. Любой сотрудник внутри компании может увидеть, на каком этапе находится договор, также он получает оповещение, когда в соответствии с условиями договора требуется приемка или оплата работ, – говорит Наталья Чикулаева. – С внедрением программы документооборот внутри компании поднялся на несколько уровней выше, бухгалтерия получает документы вовремя и производит их своевременный учет, финансовый отдел более точно выполняет оперативное планирование платежей. Внедрение программы "ПитерСофт: Управление процессами" позволило снизить влияние человеческого фактора и повысить качество и эффективность работы над проектами.

Сотрудничество компаний "ПитерСофт" и "Рюрик Менеджмент" успешно продолжается. В планах расширение процессов, доработка и усовершенствование системы.

Подробнее об этом проекте Вы можете прочитать здесь