Компания "Шервуд" повышает эффективность бизнеса с помощью "1С:Предприятия 8" и технологии процессного управления от ПитерСофт

Группа компаний "Шервуд", широко известная на юге России мебельной продукцией, выпускаемой под торговой маркой "Линия Уюта", совместно с компанией "ПитерСофт", специализирующейся в области процессного управления и комплексной автоматизации средних и крупных предприятий, завершила проект по внедрению новой информационной системы на платформе "1С:Предприятие 8". Основным результатом проекта является повышение эффективности совместной работы подразделений при существенном сокращении времени выполнения процессов. В системе одновременно работает более 100 пользователей.

Компания "Шервуд" была основана в 1999 году для продвижения собственной торговой марки "Линия Уюта" и за время существования из небольшого производства превратилась в современное предприятие с уникальным оборудованием, высоко профессиональными специалистами и собственной филиальной сетью (15 обособленных подразделений в рамках страны). На данный момент это крупное, динамично развивающееся предприятие с общей численностью сотрудников около 1000 человек.

В рамках стратегии непрерывного развития компании руководство "Шервуд" поставило задачу оптимизировать структуру управления, более эффективно организовать бизнес-процессы и повысить конкурентоспособность предприятия. Успешное выполнение задач затруднялось тем, что на тот момент информационная система предприятия была недостаточно современна, электронный документооборот не практиковался, а сложные бизнес-процессы требовали от сотрудников выполнения большого объема рутинной работы и затрудняли осуществление контроля со стороны руководства.

Для решения задач комплексной автоматизации управленческого, производственного и бухгалтерского учета был выбран программный продукт "1С:Управление производственным предприятием 8". Созданная в результате информационная система поддерживает работу всех подразделений предприятия в единой базе данных и обеспечивает:

• Управление производством,
• Управление заказами,
• Управление запасами,
• Управление закупками,
• Управление продажами,
• Управление взаиморасчетами с контрагентами,
• Управление отношениями с поставщиками и покупателями,
• Бухгалтерский и налоговый учет,
• Бюджетирование.

Следующим шагом в развитии корпоративной системы стало усовершенствование управленческих технологий. Руководство компании приняло решение о внедрении процессного управления - технологии, позволяющей эффективно управлять бизнес-процессами, которые обеспечивают жизнедеятельность предприятия.

В результате модернизации системы управления планировалось получить:

• высокую скорость реакции на изменения внешней среды,
• прозрачность протекающих процессов на предприятии и, как следствие,
• повышение контроля и управляемости компанией.

Для реализации этих задач было решено использовать программный продукт "ПитерСофт: Управление процессами", предназначенный для автоматизации бизнес-процессов организации. Программа позволяет управлять процессами взаимодействия между различными подразделениями и сотрудниками, настроить эффективную систему документооборота, организовать деятельность как на каждом отдельно взятом рабочем месте, так и на предприятии в целом. Немаловажным аспектом при выборе продукта являлся и тот факт, что "ПитерСофт: Управление процессами" работает на платформе "1С:Предприятие 8" и может интегрироваться с другими решениями на этой платформе.

После успешных испытаний продукта "ПитерСофт: Управление процессами" руководство компании оценило преимущества процессного управления и приобрело лицензию продукта на 200 рабочих мест, обеспечив своих сотрудников удобным инструментом для решения повседневных задач. 

Внедрение решения "ПитерСофт: Управление процессами" и интеграция его с "1С:Управление производственным предприятием 8" позволили:

• Оптимизировать и модифицировать бизнес-процессы организации. Так, например, запуск регламентных процессов, обеспечивающих формирование недельного бюджета и других регулярных процессов, теперь осуществляется автоматически, в результате чего увеличилась эффективность работы планово-экономического отдела. Всего на данный момент настроены и оптимизированы в общей сложности около 60 бизнес-процессов, охватывающих как основную, так и обеспечивающую деятельность компании;
• Построить систему внутреннего документооборота: автоматизировать движение документов и связанной с ними информации, а с помощью оповещений повысить оперативность выполнения регламентных операций. Например, процесс сбора и отчетности по первичной документации всегда был камнем преткновения между сотрудниками бухгалтерии и другими подразделениями. Теперь осуществляется эффективное взаимодействие этих подразделений, существенно снизилась трудоемкость обработки документации, появился учет принятой первичной документации. По словам ведущего специалиста по управлению качеством Виктории Ушаковой: "Объем документов в бухгалтерии огромный, в день запускается от 10 до 50 процессов, но теперь бухгалтер может сразу адресовать ответственным менеджерам информацию о составе необходимого комплекта документов и сроках предоставления".
• Настроить эффективный процесс разработки и заключения договоров, позволивший в 1.5 раза сократить время на оформление и согласование необходимой документации руководителями отделов. Теперь процедура утверждения договоров отслеживается поэтапно, на каждом этапе фиксируется длительность работы с документом и все коррективы, внесенные сотрудниками;
• Улучшить контроль и управляемость компанией. Теперь руководители получают отчеты, позволяющие оценить оперативность работы своих подчиненных и скорость реакции на те или иные поручения, анализировать загруженность сотрудников, отслеживать все этапы подготовки и утверждения документов. На данный момент, например, учтена вся деятельность IT-отдела по исполнению заявок пользователей.
• Управлять операционными издержками предприятия и сократить затраты без ущерба для качества выпускаемой продукции. Внедренное процессное управление позволит в будущем дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии в совокупности. Автоматизация основных процессов существенно сэкономила время на выполнение стандартных операций, при этом значительно ослабила влияние человеческого фактора и снизила риск возникновения ошибок в процессах.

В результате внедрения компания "Шервуд" получила инструмент, позволивший решить поставленные задачи и повысить общую координацию принятия и исполнения управленческих решений на всех уровнях менеджмента компании.

По словам заместителя генерального директора по организационному развитию Гашунина Сергея Александровича: "Бизнес-процессы, которые у нас использовались до внедрения продукта, были не оптимальны. Предприятие теряло ресурсы, и в конечном счете деньги на таких процессах. Сейчас эти потери будут устранены, т.к. мы получили возможность анализа бизнес-процессов и, следовательно, их улучшения. Мы поэтапно анализируем причины, возможно, где-то нам еще не хватает информации, и где-то охватили не все, и исправили не все ошибки. В результате мы получаем прозрачные и контролируемые процессы, а это надежное подспорье в современных условиях. Кроме того, руководители нашего предприятия получили инструмент полноценного контроля и возможность оптимального распределения функций между сотрудниками, что мы сейчас активно используют".

Предприятие на данный момент полностью готово к полноценной работе в рамках процессного управления и теперь может направить внутренние резервы на достижение стратегических целей по развитию.

Подробнее об этом проекте Вы можете прочитать здесь