Автоматизация процессного управления и документооборота » База знаний » Глоссарий » Глоссарий электронного документооборота и архива

Электронный документ


«ПитерСофт: Управление процессами» - внедрите процессное управление на своем предприятии!

Электронный документ — любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный документ в системе электронного документооборота состоит из текста (содержимого электронного документа) и карточки — формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания, корреспондент и т.д.)

Электронный документ содержит информацию, которая может быть использована, например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе. Это может быть текст или электронная форма Microsoft Word, таблица Excel или сообщение в формате электронной почты Internet и т.д.. Файлы документов могут не содержать внутри себя структурных элементов (обычные текстовые документы) или, наоборот, быть структурированными. Последние внутри себя содержат элементы структуры, позволяющие внешним приложениям получать информацию об отдельных элементах информации (формы Word, электронные таблицы, документы в формате XML).

По сравнению со своим бумажным аналогом, электронный документ обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним, а также возможность поиска по ключевым словам и удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием.

В настоящее время существуют различные форматы электронных документов, наиболее распространенным из которых является платформнонезависимый ODF стандарта ИСО 26300.

Особый тип документов представляют собой записи баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы, таких как электронные формы Microsoft Exchange или документы 1С. Подобный документ, в отличие от обычного электронного документа, не представлен в виде отдельного файла, а является целостной единицей информации, которая имеет уникальный идентификатор, средство отображения и модификации. К этой группе документов можно отнести отчеты, порождаемые в результате работы прикладных ИС. Такие документы динамически формируются из записей различных баз данных. После просмотра или вывода на печать подобный документ прекращает свое существование в информационной системе в качестве единого объекта — он «живет» только в рамках определенного приложения, поэтому, например, для передачи в другое подразделение его следует преобразовать в документ иного типа.

Электронный документ приобретает юридическую значимость благодаря электронной цифровой подписи, которая аналогична подписи на бумажном носителе и равнозначна ей, если при этом соблюдаются определенные условия.

«ПитерСофт: Управление процессами»системы электронного документооборота и инструмент автоматизации бизнес-процессов. Программа работает на «1С:Предприятие 8» и может быть слита в одно целое с любой базой 1С 8.

Принцип работы:

  1. Бизнес-процесс однократно моделируется в виде графической схемы. Настройки процесса производятся без участия программистов. 
  2. Настроенную модель можно запускать многократно. В рамках экземпляра бизнес-процесса программа автоматически ставит задачи пользователям и контролирует заложенные правила работы. 
  3. Собираемая статистика и система отчетов предоставляют возможности для контроля деятельности компании и оптимизации бизнес-процессов.


Смотри также:

Новости
11.12.2018

Начало коммерческого использования "1C:ERP Управление предприятием 2" в сервисе 1cfresh.com с 01 января 2019 года
С 01 января 2019 года вводятся платные тарифы для приложения "1С:ERP Управление предприятием 2в сервисе "1С:Предприятие 8 через Интернет"...

20.11.2018

ПитерСофт принял участие в 3-й Ежегодной конференции «День управления документами и процессами – 2018»
16 ноября 2018 г. в Санкт-Петербурге состоялась конференция, посвященная практике решения задач управления документами и процессами на базе 1С. ...

14.11.2018

Конференция "День управления документами и процессами"
Компания "ПитерСофт" приглашает Вас посетить конференцию, посвященную практике решения задач управления документами и процессами на базе...

12.11.2018

Компания "ПитерСофт" приглашает на День 1С:Карьеры 16 ноября 2018г.
  Мероприятие в первую очередь будет интересно будущим ИТ-специалистам, а также студентам других технических и экономических специальностей:...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы