Клиенты

Внедрение электронного документооборота в санатории "Сестрорецкий курорт"

1. О Заказчике

Компания клиента - ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» - это многопрофильный бальнеогрязевой санаторий. Здесь проводится лечение и реабилитация пациентов с заболеваниями системы кровообращения, органов пищеварения, опорно-двигательного аппарата, нервной системы, органов дыхания, эндокринной системы, женской сферы, мужской сферы, проводится реабилитация беременных женщин групп риска, проводится терапия профзаболеваний и последствий травм. В санатории практикуются самые разнообразные методы лечения: водолечение, грязелечение, климатолечение, физиотерапия, диетотерапия, психотерапия, галотерапия, аэрофитотерапия, массаж, лечебная физкультура, оксигенобаротерапия. Кроме лечебно-диагностических услуг санаторий предоставляет широкие возможности для полноценного отдыха.

2. Предпосылки для перехода на электронный документооборот

  • Отсутствовала общая структура хранения документов и единое информационное пространство;
  • Сроки согласования договоров были затянуты, а порядок согласования часто нарушался;
  • Хранение документации осуществлялось в бумажном виде, и поиски нужного документа занимали долгое время;
  • Сотрудники не всегда корректно (не по установленным правилам) создавали служебные записки.

3. Цели внедрения

  • Перевод бумажного документооборота в «Электронный» вид;
  • Сокращение сроков согласования Договоров и организационно-распорядительных документов;
  • Разработка структуры электронного архива документов;
  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Создание служебных записок, приказов, распоряжений по заданному шаблону.
  • Уменьшение объема циркулирующих бумажных версий документов;
4. Задачи, поставленные Заказчиком

  • Структурировать систему хранения внутренних документов;
  • Разграничить права доступа пользователей к документам;
  • Разработать шаблоны для создания документов;
  • Автоматизировать процессы связанные с согласованием, исполнением и ознакомлением с договорами и организационно-распорядительными документами.
5. Реализация

Для решения поставленных задач использовался программный продукт «1С:Документооборот 8» ПРОФ.

5.1 Настройка видов и папок документов

В рамках поставленных целей и задач были настроены виды документов:
  • Внутренние документы:
  • Организационно-распорядительные:
  • Распоряжения;
  • Приказы;
  • Прочие внутренние документы:
  • Служебные записки;
  • Справочники;
  • Договоры:
  • Общие;
  • Специальные;
  • Секретные.
  • Входящие документы:
  • Письма
  • Исходящие документы:
  • Письма
Для настройки доступа к перечисленным видам документов были созданы рабочие группы пользователей (Рисунок 1). Ограничение прав на чтение, редактирование и регистрацию документов было настроено в соответствии с матрицей прав, разработанной совместно с Заказчиком.

Для документов, не предусматривающих свободный доступ сотрудников (служебные записки, справочники, специальные и секретные договоры, а также организационно-распорядительные документы) настроен механизм автоматического ведения рабочих групп, который открывает пользователю доступ к документу при направлении задачи, связанной с этим документом.

рис1.JPG

Рисунок 1. Рабочие группы

Организационная структура, пользователи, их должности и принадлежность к подразделению была составлена в соответствии с утвержденной организационной структурой предприятия (Рисунок 2) и действующим штатным расписанием.

рис2.JPG

Рисунок 2. Организационная структура предприятия Также были настроены папки хранения документов (Рисунок 3) в соответствии с требованиями заказчика, а также настроены права доступа к ним (Рисунок 4).

рис3.JPG

Рисунок 3. Папки документов

рис4.JPG

Рисунок 4.Права доступа к папкам

5.2 Настройка шаблонов документов

В рамках проекта были разработаны следующие шаблоны документов:
  • Приказ;
  • Распоряжение;
  • Исходящее письмо;
  • Служебная записка.

Для настройки шаблонов были использованы реквизиты карточки документа (регистрационный номер, дата регистрации, содержание, автор документа) и скрипт, позволяющий получить должность автора документа. Пример реализации шаблона (Рисунок 5):

рис5.JPG

Рисунок 5. Шаблон документа

5.3 Настройка Шаблонов процессов

Для автоматизации процессов, связанных с движением документов внутри организации были разработаны шаблоны бизнес-процессов, а именно:
Согласование договоров:
  • Для руководителей 1-ого уровня;
  • Для руководителей 2-ого уровня;
  • Рассылка на исполнение;
  • Рассылка на ознакомление.

Настроены условия автоматического запуска процессов

  • при закрытии карточки только что созданного договора происходит запуск процесса «Согласование договоров»; 

  • при регистрации организационно-распорядительных документов происходит запуск процессов «Рассылка на ознакомление» и «Рассылка на исполнение»

В соответствии с требованиями заказчика согласованный документ содержит визу согласования, отражающую решения и комментарии согласующих договор лиц.

рис7.JPG

Рисунок 7. Схема процесса "Согласование договора"

После завершения процесса «Согласование договоров» настроен автоматический запуск процесса «Ознакомление генерального директора и непосредственного руководителя автора процесса с результатами согласования».

6. Улучшения, достигнутые благодаря внедрению Системы электронного документооборота

Благодаря внедрению программного продукта «1С: Документооборот 8» ПРОФ в ОАО «Санаторий «Сестрорецкий курорт» в компании:

  • Снизились затраты рабочего времени, связанные с подготовкой служебных записок, приказов и распоряжений, а также повысилось их качество, благодаря использованию шаблонов;
  • Автоматическое ведение нумерации организационно-распорядительных и исходящих документов позволило секретарям не запоминать текущие номера и не сверяться с журналом учета документов при их регистрации;
  • Хранение документов стало более систематизированным;
  • У сотрудников появилось общее информационное пространство, разграниченное с учетом их компетенций;
  • Сотрудники всегда осведомлены о своих задачах и сроках выполнения, т.к. программа мгновенно информирует их при возникновении новых поручений;
  • Существенно сократилось время, затрачиваемое на поиск необходимых документов;
  • Использование виз согласования позволило своевременно получать и исключить утерю информации о ходе согласования договоров, комментариях согласующих лиц и сроках прохождения каждого этапа, как следствие, отпала необходимость уточняющих телефонных звонков в разные отделы;
  • Сократился срок согласования договоров благодаря заданным временным нормам согласования и возможности оперативного контроля со стороны руководства, т.к. руководители организации получают достоверную информацию о движении документов внутри компании, а также информацию об исполнительской дисциплине сотрудников.

Нужно сделать так же ? 

Заполните форму и нажмите кнопку "Отправить". 

В ближайшее время мы свяжемся с вами.

Имя*
Эл. Почта*
Контактный телефон
Ваши пожелания

Новости
11.12.2018

Начало коммерческого использования "1C:ERP Управление предприятием 2" в сервисе 1cfresh.com с 01 января 2019 года
С 01 января 2019 года вводятся платные тарифы для приложения "1С:ERP Управление предприятием 2в сервисе "1С:Предприятие 8 через Интернет"...

20.11.2018

ПитерСофт принял участие в 3-й Ежегодной конференции «День управления документами и процессами – 2018»
16 ноября 2018 г. в Санкт-Петербурге состоялась конференция, посвященная практике решения задач управления документами и процессами на базе 1С. ...

14.11.2018

Конференция "День управления документами и процессами"
Компания "ПитерСофт" приглашает Вас посетить конференцию, посвященную практике решения задач управления документами и процессами на базе...

12.11.2018

Компания "ПитерСофт" приглашает на День 1С:Карьеры 16 ноября 2018г.
  Мероприятие в первую очередь будет интересно будущим ИТ-специалистам, а также студентам других технических и экономических специальностей:...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы