Маршрутизация

Системы маршрутизации документов пересылают документы на рабочие места конечных исполнителей, собирают информацию о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов, когда с ними завершается работа. Кроме того, они предоставляют сведения о том, на какой стадии находятся проводимые работы с документами.

Различают жесткую и свободную маршрутизации документов.

В случае жесткой маршрутизации имеют место типовые маршруты движения документов в организации, которые могут быть описаны средствами систем маршрутизации. На основе описанных схем порождаются экземпляры бизнес-процессов с закрепленными маршрутами.

При свободной маршрутизации алгоритм движения документа в организации не является строго фиксированным, и каждый следующий исполнитель может задаваться пользователем системы. При этом текущее состояние маршрута может корректироваться администратором или менеджером, который занимается координацией данного бизнес-процесса. Кроме того, существует возможность отслеживать выполнение задач, в том числе сроки и качество их выполнения, путем получения оповещений и просмотра отчетов.

Маршрутизация может быть как последовательной, так и параллельной. В первом случае документ последовательно переходит от исполнителя к исполнителю, а во втором, при параллельной маршрутизации, он может приходить сразу к группе пользователей.

Маршрутизация документов предполагает две схемы: Off-Line и On-Line.

При маршрутизации Off-Line, когда документ пересылается на компьютер исполнителя, он физически извлекается из архива, а по окончании работы с ним помещается обратно в архив. При этом система заносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

При маршрутизации On-Line документ не перемещается физически, но исполнитель получает возможность работать с документом посредством интерфейса, который предоставляет система маршрутизации.