Регистрация документа

Регистрация документа - подтверждение создания или получения документа путем внесения в регистрационно-контрольную карточку основных сведений о документе и присвоения ему регистрационного номера.

Основной принцип регистрации – однократность, т.е. поступившие в организацию документы должны регистрироваться только один раз при поступлении. Регистрация документов позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания поисковой и справочной систем по всем документам организации. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт создания или получения документа. Пока документ не зарегистрирован и не имеет регистрационного номера, он не имеет юридической силы.

Регистрация документов преследует следующие цели:

• учет документов,
• контроль за исполнением документов;
• организация справочной работы по документам.

К регистрируемым документам относятся все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из других организаций и от частных лиц.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.