Автоматизация процессного управления и документооборота » База знаний » Глоссарий » Глоссарий электронного документооборота и архива

Электронный архив документов


«ПитерСофт: Управление процессами» - внедрите процессное управление на своем предприятии!

Электронный архив документов - система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Обычно работает с неструктурированными документами (документы Word, электронные таблицы Excel, графические файлы и пр.), которые снабжаются электронной регистрационно-контрольной карточкой документа.

Электронный архив документов относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM). Электронные архивы позиционируют как основу документооборота. Внедрение такой системы, как правило, начинается со структурирования электронной информации независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, финансовая, техническая или проектная документация.

Функции электронного архива документов:

  • управление документами и иерархической структурой архива (поддержка версий документов, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
  • оцифровка, трансформация, представление бумажных документов в разных форматах;
  • потоковый ввод – ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
  • управление Web-контентом
  • системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
В зависимости от вида и назначения электронного архива появляются специфичные функции, например:
  • для архивов нормативно-технической документации – функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
  • для архивов финансовой (платежной) документации – функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.


Смотри также:

Новости
16.10.2018

ПитерСофт информирует об изменении розничных цен на 1С:ИТС с 2019 года
ПитерСофт сообщает, что с января 2019 года планируется изменение розничных цен на 1С:ИТС.  Вид информационной  системы ...

08.10.2018

Бизнес–форум 1С:ERP 2018
ПитерСофт приглашает принять участие в 5-м Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию «1С:ERP Управление предприятием 2» и других...

26.09.2018

ПитерСофт информирует о выпуске новой версии 8.3.13 платформы "1С:Предприятие"
Новое в версии 8.3.13 платформы "1С:Предприятие" Развитие механизма расширений конфигураций В механизм расширения данных включены все объекты,...

18.09.2018

Снятие с продаж "1С:Комплексный учет сельскохозяйственного предприятия", планы выпуска "1С:Агропромышленный комплекс. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2"
Выпуск модуля "1С:Агропромышленный комплекс. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2" Тенденцией современного развития агропромышленного комплекса является...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы