Современные технологии
           управления бизнесом

Звоните по телефонам:
+7 (812) 333-08-60, +7 (495) 785-43-16
Новости » 2015 год
15.12.2015

Подведем итоги года, планы новые построим

В конце года все мы довольные и уставшие подводим итоги уходящего года и строим планы на будущее. Возьмем для такой приятной задачи программное решение «1С:Документооборот» и посмотрим как обстоят дела в нашей виртуальной компании «Меркурий». Насколько эффективной была наша компания в уходящем году. 

1. Исполнительская дисциплина

Всего выполнено 1592 задачи. Из них выполнено не в срок – 289. Этот показатель на 5% лучше, чем в прошлом году, но все равно просроченных задач много.

У Репина С.В., специалиста проектного бюро, больше всего задач и почти все выполнены. Он слишком загружен, но все успел. Давайте дадим ему премию за этот год, и в будущем году часть задач проектного бюро передадим Северянинову Н.П., его коллеге. Он также хорошо справляется с задачами, но их у него не так много. А у отдела снабжения задач совсем немного, но большинство выполнены со срывом срока.

Документооборот итоги

Цели на следующий год:

• В 2016 году мы ставим перед собой цель не допускать просрочки больше чем 10% от общего числа задач. Для этого справка об исполнительской дисциплине будет автоматически направляться всем руководителям подразделений и группе контроля каждую пятницу.

• Ряд подразделений и отдельных сотрудников выделяются среди остальных по числу невыполненных и просроченных задач. Поэтому планируем отдельные активности вместе с руководителями этих подразделений. По результатам могут быть приняты организационные меры (например, перераспределение работ) или кадровые решения (например, прием новых сотрудников на самые важные участки работ).

2. На что мы потратили рабочее время?

По сравнению с прошлым годом ситуация по затратам рабочего времени улучшилась. Например, в целом меньше времени стали тратить на совещания и на подготовку документов. Однако, эти трудозатраты по-прежнему слишком велики. Сотрудники секретариата, например, потратили на совещания большую часть рабочего времени. Это неправильно.

Документооборот итоги

Что изменим в следующем году:

• Будем вести обязательный учет всех совещаний, встреч и мероприятий в «1С:Документооборот».

Упростим обработку типовых документов. Например, документы разделим на типовые и нетиповые. Типовые документы будем обрабатывать по упрощенной схеме.

• Ожидаем, что принятые меры позволят сократить соответствующие трудозатраты в 2 раза.

3. Договорная работа

Внимательнее посмотрим на договорную работу. Мы заключили в этом году 127 договоров, это на 20 больше, чем в предыдущем.

Документооборот в новом году

В среднем время обработки договора составляло 20 дней, из них 15 дней на согласование. Для нас это хороший результат, в прошлом году мы тратили на согласование более 23 дней. 

Документооборот в новом году 

В целом статистика длительности процессов по согласованию договоров показывает, что из суммарного времени согласования больше всего времени тратится на согласование с контрагентами. 

Документооборот в новом году

Есть ряд документов, согласование которых выбивается из общей массы. Например, дольше всего согласовывались договоры Мишина С.А. Однако мы знаем, что Мишин взаимодействует только с контрагентом ЗАО "Клауст". Значит и с Мишиным, и с ЗАО "Клауст" надо будет поработать, чтобы повысить качество заключаемых договоров и уменьшить количество доработок.

Документооборот в новом году 

Цель на следующий год - сократить срок обработки договоров.

• По ситуациям со срывами сроков согласования запланированы отдельные активности с ответственными сотрудниками. По результатам планируется провести обучение, как наших сотрудников, так и сотрудников контрагентов. 

• Сократить срок согласования типовых договоров в два раза, до 7 дней. Срок согласования нетиповых договоров планируем сократить до 10 дней.  Для этого будут пересмотрены схемы обработки документов, списки согласующих лиц и упрощен регламент внесения и обработки замечаний к согласовываемым документам.

• Также планируем перейти на использование мобильного «1С:Документооборот», чтобы ключевые сотрудники могли принимать участие в согласовании документов, даже находясь вне офиса.

4. Незавершенные дела

Несколько документов не завершили свой жизненный цикл, выпали из обработки и не переданы никому из сотрудников. Каждый такой "зависший" документ означает для нас потерю возможностей, срыв договорных обязательств.

Документооборот в новом году 

В следующем году отчет о зависших документах будет автоматически поступать в группу контроля по расписанию (предварительно определим – каждый понедельник).

Также нам надо не забыть получить от контрагентов наши экземпляры договоров и закрывающие документы. Этот отчет будет сегодня разослан сотрудникам, ответственным за договорную работу.

Документооборот в новом году

5. Подготовка к переходу на новый год в «1С:Документооборот»

На будущий год мы ставим себе новые цели. А чтобы в новый год «войти» во всеоружии надо не забыть:

• Составить и утвердить номенклатуру дел на следующий год;

• Закрыть текущую номенклатуру дел, сформировав итоговую запись дел;

• Провести экспертизу ценности документов - рассмотреть документы с истекшими сроками хранения, определить подлежащие уничтожению и те, хранение которых будет продолжено;

• Выделить новые виды документов или упразднить неиспользуемые;

• Актуализировать правила обработки документов (пересмотреть схемы и сроки обработки документов, необходимость подписания документов электронной подписью);

• Создать рабочие графики на 2016 год;

• Проверить параметры запуска регламентных работ (повторение процессов, регламентные задания и т.п.);

• "Закрыть" журналы регистрации за 2015 год. Нумерация документов начнется в новом году с "1".


Такое подведение итогов может быть и в вашей компании, если вы станете использовать «1С:Документооборот». И не обязательно делать это раз в год, можно ежеквартально, ежемесячно, еженедельно…  

Возможны и узкоспециальные варианты решений на базе «1С:Документооборот», созданные под вашу специфику. Компания «ПитерСофт» уже разработала некоторые конфигурации. Например АИС «Жилье для детей-сирот в Ленинградской области», создана по заказу «Оператора «электронного правительства». Это помогло решить проблемы организации документооборота в масштабах целого региона.     

Желаем и вашей компании достичь ощутимых результатов деятельности в новом году!

 

 

 


Новости
26.10.2016

Компания "ПитерСофт" ресертифицирована по стандарту ISO 9001:2008
Наличие  сертификата соответствия требованиям международного стандарта ISO 9001 подтверждает успешное функционирование в компании  [...

06.10.2016

Вышла новая версия платформы «1С:Предприятие»
Компания "ПитерСофт" извещает пользователей программных продуктов фирмы "1С" о выпуске 30.09.2016 новой версии 8.3.9 платформы...

29.09.2016

Вебинары фирмы "1С"
Компания «ПитерСофт» приглашает вас на серию эксклюзивных вебинаров, проводимых фирмой «1С» и операторами электронного обмена документами (ЭДО):...

28.09.2016

Семинар-практикум Метод критической цепи (ТОС CCPM). Управление проектами
27 сентября состоялся ознакомительный вебинар, анонсирующий обучающий курс по Теории ограничений. Его тема: Управление проектами на...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы