Современные технологии
           управления бизнесом

Звоните по телефонам:
+7 (812) 333-08-60, +7 (495) 785-43-16

Заполнение бизнес-процесса по шаблону

В ряде случаев при использовании «ПитерСофт: Управление процессами» (например, в бизнес-процессах, связанных с договорной работой) приходится направлять однотипные задачи большому количеству пользователей. Так в ходе выполнения бизнес-процесса «Согласование договора» документ может быть отправлен на согласование одновременно нескольким сотрудникам, при этом список согласующих лиц может быть велик, но при этом практически неизменен. Для того чтобы при каждом запуске бизнес-процесса не вводить список согласующих лиц, можно воспользоваться механизмом заполнения процесса «по шаблону».

Рассмотрим пример: на первой задаче бизнес-процесса «Согласование договора» ответственный менеджер прикладывает договор и указывает список согласующих лиц. Далее документ проходит согласование с каждым сотрудником из списка. Поскольку список согласующих лиц практически неизменен, то удобно настроить программу так, чтобы данный список на задаче ответственного менеджера заполнялся автоматически, «по шаблону», при этом его можно было бы скорректировать.

Для реализации указанной настройки необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать в системе новый Вид документа «Служебный шаблон» и добавить в него все реквизиты и табличные части, на основании которых нужно заполнить процесс. В рассматриваемом примере это табличная часть «Список согласующих лиц», содержащая реквизит «Пользователь» с типом данных Справочник «Пользователи».

Создание нового вида документов

2. Далее, в архиве документов необходимо создать новый документ с видом «Служебный шаблон». При этом добавлять новый файл не обязательно, достаточно создать лишь карточку документа (для удобства поиска документа в архиве, можно задать его наименование в поле «Документ»). Затем следует заполнить карточку созданного документа значениями реквизитов, которые будут служить для заполнения процесса «по шаблону». В случае бизнес-процесса «Согласование договора» необходимо указать список согласующих лиц, заполнив соответствующую табличную часть.

Создание нового документа в архиве

3. В модели бизнес-процесса добавить все реквизиты, которые должны автоматически заполняться значениями из шаблона (набор и типы реквизитов должны соответствовать набору и типам реквизитов из п.1).

Добавление реквизитов в модель бизнес-процесса

4. В модели бизнес-процесса следует добавить реквизит «Список согласующих (шаблон)» типа «Файл» с Видом документа «Служебный шаблон», который был создан на первом этапе (см. п.1). Данному реквизиту необходимо присвоить «Значение по умолчанию», равное тому документу, карточка которого содержит все необходимые значения реквизитов (документ, который был создан в п.2).

Добавление реквизита с типом "Файл"

5. В модели бизнес-процесса создать «Настройку связи с документами и справочниками», в которой сопоставляются реквизиты документа «Список согласующих (шаблон)» и соответствующие реквизиты модели бизнес-процесса.

Создание настройки с документами и справочниками

6. На первой «Точке действия» в модели бизнес-процесса создать действие по заполнению задачи на основании реквизита «Список согласующих (шаблон)» с помощью настройки, созданной в п.5 (действие «Заполнить задачу»).

Создание действия по заполнению задачи

7. Таким образом, на первой задаче бизнес-процесса табличная часть «Список согласующих лиц» будет заполняться данными, которые хранятся в карточке документа архива (шаблона).

Заполнение табличной части задачи

При необходимости используемый документ вида «Служебный шаблон» можно изменить, скорректировав в нем список согласующих лиц, и процесс будет всегда заполняться актуальными данными. При этом не требуется редактирование самой модели бизнес-процесса.

8. После заполнения табличной части «Список согласующих лиц» можно будет поставить задачи по согласованию договора всем указанным в ней пользователям (см. «Задача нескольким выбранным пользователям» ) или запустить для каждого из них вложенный бизнес-процесс (см. «Постановка индивидуальных задач нескольким пользователям»).

Данный механизм можно использовать в компаниях с большим количеством подразделений или юридических лиц. Например, у каждого подразделения индивидуальный список согласующих лиц. В таком случае в архиве документов следует создать и заполнить столько служебных документов («шаблонов»), сколько уникальных списков согласования есть в компании (для каждого подразделения). В бизнес-процессе необходимо будет сначала выбрать «шаблон», соответствующий подразделению, для которого запускается бизнес-процесс, а затем создать служебную автовыполняемую задачу, на которой будет заполняться табличная часть на основании информации из выбранного «шаблона» (действие «Заполнить задачу», см. п.6). Таким образом, список согласующих лиц будет автоматически заполняться в зависимости от указанного подразделения.

ВНИМАНИЕ! Для корректной работы указанной настройки необходимо установить права на «Чтение» Вида документов «Служебный шаблон» всем пользователям, которые будут запускать данный бизнес-процесс.


Настройка доступна при использовании версий продукта: Документооборот или Проф.

Новости
21.03.2017

Курс "Подготовка к автоматизации документооборота"
ООО "ПитерСофт" имеет статус - Центр компетенции по Документообороту. Рекомендует всем, кто планирует проводить в своей организации,...

13.03.2017

Семинар по "1С:ERP Управление предприятием 2"
ООО "ПитерСофт" и фирма 1С приглашают Вас принять участие в V семинаре по "1С:ERP Управление предприятием 2" 14-17 марта 2017 года. Мероприятие...

08.03.2017

Поздравляем милых дам с праздником весны!
Желаем Вам от всей души весеннего настроения, крепкого здоровья и много взаимной любви!  Пусть прекрасные чувства согревают...

28.02.2017

Улучшена работа ERP системы в "Континентал Пласт"
ООО «ИКП», изготавливает широкую номенклатуру изделий из пластмассы, один из основных видов продукции - тара любых форм и емкостей, хорошо известных...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы