Номенклатура дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел формируется, как правило, в следующих целях:

• для того, чтобы распределять исполненные документы в дела после их исполнения
• чтобы систематизировать дела, закреплять за ними индексы и устанавливать для них сроки хранения. При этом в каждое дело включают документы с одинаковым сроком хранения

Номенклатура дел может использоваться для учета как временных дел, так и дел со сроком хранения более 10 лет (в том числе и постоянного хранения), причем для последних также составляются описи дел. Кроме того, временные дела в рамках номенклатуре подлежат частичному оформлению, а долговременные и постоянные – полному (это подразумевает подшивку и переплет дела, нумерацию листов и т.д. — в случае частичного оформления дела все перечисленное отсутствует). Оформление дел происходит как при их заведении, так и при окончании календарного года.

Номенклатура дел служит систематизации документов, и поэтому на ее основе можно построить справочную картотеку, или информационно-поисковую систему Кроме того, номенклатура дел может облегчить процесс изучения структуры организации.

Номенклатура дел формируется исходя из организационной структуры предприятия. Так, в качестве ее разделов могут выступать, например, названия структурных подразделений (отделов) компании или направления ее деятельности.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел используется в однотипных организациях и представляет собой нормативный документ. Эта номенклатура дел носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и вместе с типовой применяется при формировании индивидуальной номенклатуры дел. В отличие от типовой номенклатуры дел, она образуется из дел организаций, которые однородны по характеру деятельности, но неоднородны по своей структуре.

Индивидуальная номенклатура дел представляет перечень заголовков дел, которые предположительно будут заведены на предприятии в определенном году, с указанием сроков хранения, которые переносятся из типовой или примерной номенклатуры дел.

Кроме того, в случае крупных организаций формируется сводная номенклатура — свод номенклатур дел подразделений компании.

Как правило, номенклатуру дел составляют в четырех экземплярах. Первый из них хранится в службе компании, занимающейся делопроизводством, второй и третий — в государственном и ведомственном архивах соответственно, а последний является рабочим экземпляром и используется в службе документационного обеспечения, которая и занимается составлением номенклатуры дел организации.

Существуют определенные правила ведения номенклатуры дел. Так, например. в каждое дело следует помещать ровно один экземпляр документа, причем этот документ должен быть исполненным. Если дело не является переходящим (т.е. если его не ведут в течение нескольких лет), то в него заносят документы только одного календарного года, причем номенклатура дел водится ежегодно 1 января. Кроме того, документы, хранящиеся менее 10 лет (временные), и те, что хранятся более 10 лет, следует помещать в разные дела. При этом внутри одного дела документы должны быть упорядочены определенным образом, например, хронологически. И, наконец, номенклатуру дел следует переформировывать и составлять, по крайней мере, заново каждые 5 лет.