Современные технологии
           управления бизнесом

Звоните по телефонам:
+7 (812) 333-08-60, +7 (495) 785-43-16
Автоматизация процессного управления и документооборота » База знаний » Глоссарий » Глоссарий электронного документооборота и архива

Электронный документооборот


«ПитерСофт: Управление процессами» - внедрите процессное управление на своем предприятии!

Электронный документооборот – механизм по работе с документами в электронном виде, т.е. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а также способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно.

Системы автоматизации документооборота и задач, связанных с электронным делопроизводством, вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем в России, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота — так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8.2" примером системы для автоматизации документооборота является "ПитерСофт: Управление процессами". Полноценный электронный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы "1С:Предприятие 8", когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

В данной предметной области наиболее распространены следующие термины:

  • EDM (Electronic Document Management) — сводное название систем электронного документооборота (то же самое, что СЭД)
  • DMS (Document Management Systems) — система управления документами; используется для отслеживания и хранения электронных документов, поддерживает индексирование и версионный контроль; как правило, рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (система управления содержимым уровня предприятия) наряду с СЭД
  • Enterprise-centric EDM — корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (электронный архив, Word, Excel, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)
  • Information Management — системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивающие агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet
  • Imaging — системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат — как правило, это TIFF (Tagged Image File Format) — после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме
  • DocFlow Management — системы маршрутизации движения документов
  • WorkFlow Management — системы маршрутизации потоков работ, заданий

Также существует большое количество смежных областей, например:

  • Document Warehousе (Хранилища документов) — может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде базы данных
  • Knowledge Management (Управление знаниями) — стратегия, направленная на сохранение и эффективное использование знаний

Поэтому, говоря о системах электронного документооборота, необходимо уточнять, о какой именно функциональности идёт речь. В электронном документообороте существуют подсистемы. Здесь представлен перечень наиболее распространенных подсистем электронного документооборота:

  • Системы маршрутизации документов — занимаются пересылкой документов на рабочие места исполнителей; при этом обеспечивается либо извлечение и перемещение на рабочее место файла из архива, либо интерфейс для доступа к заданиям на обработку электронного документа; кроме того, осуществляется консолидацию документов по завершении работ с ними и предоставляются сведения о текущем состоянии работ
  • Электронные архивы документов — содержат образы и/или содержание документов; поддерживают полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов, разграничение прав доступа пользователей, версионный контроль, возможность групповой работы с документами и создания резервных копий
  • Системы ввода документов и системы обработки образов документов — занимаются сохранением образа, аннотированием, наложением пометок на электронный документ и т.п., а также снабжением его набором атрибутов для идентификации в системе делопроизводства и электронном архиве
  • Системы управления стоимостью хранения документов — решают проблему нахождения компромисса между стоимостью хранения электронных документов в архиве и скоростью доступа к ним; обеспечивает возможность работы с различными периферийными устройствами
  • Системы автоматизации делопроизводства — главным образом осуществляют фиксацию электронного документа в некотором хранилище, заполняя его карточку
  • Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов — используют примерно те же технологии, что и системы маршрутизации документов, однако обладают большим функционалом; объектом маршрутизации в них является не документ, а совокупность данных, которая используется в бизнес-процессе.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот в 1С обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными - документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С: Зарплата и управление персоналом" или "1С: Управление производственным предприятием", что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).


«ПитерСофт: Управление процессами»системы электронного документооборота и инструмент автоматизации бизнес-процессов. Программа работает на «1С:Предприятие 8» и может быть слита в одно целое с любой базой 1С 8.

Принцип работы:

  1. Бизнес-процесс однократно моделируется в виде графической схемы. Настройки процесса производятся без участия программистов. 
  2. Настроенную модель можно запускать многократно. В рамках экземпляра бизнес-процесса программа автоматически ставит задачи пользователям и контролирует заложенные правила работы. 
  3. Собираемая статистика и система отчетов предоставляют возможности для контроля деятельности компании и оптимизации бизнес-процессов.


Смотри также:

Новости
20.10.2017

«ПитерСофт» занял I-е место в рейтинге «Центров компетенции 1С:КОРП» по г. Санкт-Петербургу и 5-е место по России
Фирма «1С» составила рейтинг среди партнеров,  имеющих статус «Центра компетенции по корпоративным решениям». Наличие у компании статуса...

17.10.2017

Внедрение «ПитерСофт: Управление процессами» В ГК «Содружество»
Специалисты «ПитерСофт» начали внедрение программного продукта «ПитерСофт:Управление Процессами» в холдинге «Содружество». Группа компаний...

09.10.2017

Поддержка конфигурации «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием»
Компания «ПитерСофт» напоминает, что с мая 2018 г. решение «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» выводится из прайс-листа...

30.06.2017

Выпущен новый продукт "1С:Учет обращений"
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17.04.2017 № 171, вступающим в силу 01.07.2017, государственные органы, органы местного...

Прайс-лист
Стать партнером
Демо-версия
Посмотреть демо-ролики
Посмотреть презентации

Организация эффективного взаимодействия подразделений

Что такое эффективная система коммуникаций для компании?
Прежде всего, когда суть...

Статья полностью

Процессное управление - это просто!

Программный продукт «ПитерСофт: Управление процессами» является представителем систем класса...

Статья полностью

Часто задаваемые вопросы

Как лицензируется продукт?
Возможен ли апгрейд?
Где хранится лицензия на продукт?

Все вопросы